Si leíste el artículo que escribimos acerca del diseño de una oficina en casa, ya tienes media tarea hecha. Allí, explicábamos cómo elegir el lugar y, luego, los elementos necesarios para trabajar en él.

En este artículo, se trata ahora de poner bonito ese espacio, de hacerlo agradable para que trabajar sea más fácil, motivador e, incluso, alegre. Al fin y al cabo vas a pasar muchas horas allí y necesitas una zona que te haga sentir bien. ¿O no crees que al menos debería estar igual de bien decorado que otras zonas de la casa?

¿Qué es lo básico que necesito para decorar una oficina en casa?

Decorar una oficina en casa no tiene por qué ser ni caro ni difícil, aunque sí requiere de cierto ingenio o creatividad. Y, claro, dedicarle algo de tiempo.

Empieza por escoger adecuadamente los elementos básicos; en este artículo te vamos a dar algunas ideas para que puedas elegirlos y combinarlos adecuadamente.

Piensa simplemente en una silla y una mesa originales, la iluminación, una estantería y algunos detalles decorativos o accesorios que adornen. Ya está. Es más, no te aconsejamos recargarlo porque el objetivo es roderarte de cosas que te inspiren sensaciones positivas pero sin distraerte. Un espacio de trabajo con demasiadas cosas no ayuda a concentrarse.

Eso sí, recuerda que tanto la mesa de escritorio como la silla ergonómica, deben cumplir ciertas condiciones para que te ayuden a mantener una postura que evite futuros problemas de espalda o cervicales.

Sillas para decorar una oficina en casa

Miras a ver cómo encajan las siguientes sillas en tu zona de oficina.

Mesas para trabajar en casa

Aquí tienes algunos ejemplos de mesas para que te inspires.

Estanterías

También es importante una estantería que, a la vez que te ayude a mantener el orden (donde poner archivadores o carpetas), te permita colocar algún adorno o detalle personal. Puede ser vertical para aprovechar la pared o de suelo.

Accesorios

Puedes complementar los elementos básicos con algunos pequeños accesorios que afiancen tu estilo.

Biombos

Si nuestra oficina de trabajo comparte espacio con alguna otra dependencia de la casa (es muy normal por ejemplo en el caso del salón o el comedor) la colocación de un pequeño biombo decorativo puede servirnos, además, para separar ambos espacios. Y una vez finalizada la jornada de trabajo, si preferimos mantener todo el espacio abierto, lo plegamos y listo. También podemos considerar la posibilidad de dejarlo pegado a alguna pared en la que quede bonito.

Elementos verticales

Detalles decorativos que personalizan tu espacio de trabajo, como cuadros, marcos, plantas, figuras, grandes relojes colgados en la pared o fotografías.

Agendas o tablones para colocar notas a modo de recordatorio. Aparte de útiles para tener a la vista todo aquello que queremos recordar, pueden darnos el toque personal que buscamos y ser una buena opción para decorar la pared. Además del típico corcho, los más modernos son tipo rejilla metálica, mucho más decorativos.

Plantas

En concreto las plantas, además de adornar aportando frescura, producen oxígeno, transmiten calma, descansan la vista y nos ayudan a mejorar la concentración por lo que también nos ayudan a mejorar la productividad. Las plantas vivas aportan un toque natural y juegan un papel importante en el espacio de trabajo. Algunas especies perfectas son el espatifilo (Spathiphyllum wallisii), el poto (Epipremmum aureum) y el filodendron (Monstera deliciosa).

Iluminación

En el apartado de iluminación, empecemos por que la ubicación elegida inunde la estancia de luz natural. Después, una luz cálida en el techo (que abarque todo el espacio y una lámpara de escritorio que aporte luz directa más fría, son imprescindibles. Los flexos con bombillas tipo LED no se calientan, consumen menos y cansan menos a la vista, por lo que son las más recomendables.

Otros elementos prácticos que decoran

Una botella de agua para no tener que levantarte a beber agua. O un organizador de material de oficina.

Protector de color impermeable para la mesa.

Estilo

A veces dar un golpe de efecto funciona muy bien. Poner juntas cosas que contrastan (vintage/moderno) una pared que llama la atención o que, convenientemente pintada, delimite el espacio de trabajo

Gallery walls (panel de inspiración). Composición de fotografías, cuadros o láminas, frases inspiradoras de diseño; algo que tenga un especial significado para tí y le de tu toque personal. Que te de energía positiva.

Un gran elemento que identifique que esa es tu zona: las plantas funcionan muy bien, también una escultura, una fotografía

El blanco nunca falla y ayuda a que el espacio se vea limpio y despejado, el que más favorece la concentración es el azul y algunos detalles en rojo y naranja estimulan la creatividad.

El fondo

Muchos de nosotros realizamos videoconferencias con clientes o compañeros de trabajo. Piensa que aparte de vernos a nosotros, mostramos también lo que tenemos detrás. Y, si sigues las ideas de la filosofía china feng shui, sabrás que lo ideal es tener la pared a nuestra espalda. En caso de que puedas hacerlo así, tendrás que pensar en cómo decorarla porque saldrá en todas tus «reuniones virtuales». Además así mantendrás la privacidad de tu casa.

No es algo crítico, pero aprovecha que justo estás ahora en el momento de hacerlo. Intenta decorar el fondo para que transmita aquello que quieras transmitir o que vaya con tu imagen y personalidad. Algún cuadro o fotografía, un gallery wall, frases con mensaje, una pequeña biblioteca, etc.

Si quieres profundizar, aquí tienes una buena serie de artículos que hablan de la filosofía feng shui.

Colores

En general, intenta que haya mucha luz natural en tu lugar de trabajo. Aparte de la colocación del despacho, juega con los colores, que ayuden a iluminar su zona de influencia. Procura por tanto que predominen los colores neutros o claros, blanco o los tonos pastel por ejemplo. No quiere decir que en un momento dado no haya algo que rompa y que contraste. Pero debe ser una pequeña nota de color en un entorno preferentemente claro.

A nosotros nos gustan los blancos (blanco puro o blanco roto), con toques de verde, azul o madera. El blanco se asocia con orden y limpieza, ayudando a la concentración. El azul, aporta tranquilidad y equilibrio, ideal para reducir el estrés. Y el verde, también ayuda a la concentración y la creatividad. Además, todos ellos son fáciles de combinar con el resto de mobiliario que ya tengas en la habitación.

Pinceladas puntuales de otros colores que rompan, por ejemplo el rojo, naranja o amarillo, también pueden quedar bien y te pueden ayudar con la inspiración. Eso sí, recuerda que sólo detalles puntuales, no sobrecargues con esos colores.

Puedes profundizar en cómo los colores influyen en la decoración de una oficina en este artículo o este otro.

Olores

Estamos hablando de decorar una oficina en casa. Así que aprovecha para poner todos los detalles que te apetezcan y no puedas poner en tu oficina habitual. Una pequeña vela, por ejemplo, puede aportar un color que destaque a la vista y adorne el entorno, según comentamos hace sólo un par de párrafos. Pero además, las velas perfumadas o los XXX desprenden un ligero aroma que también dan un toque personal a tu oficina de trabajo. Ese simple olor agradable puede hacer el entorno más acogedor y hacerte más llevadera la jornada. Y, a la vez, ayudar a diferenciar el espacio y tiempo de trabajo de lo que no lo son.

Puede que te parezca superfluo a primera vista, pero no pierdes nada por probarlo. Te sorprenderá.

Decorar en espacios reducidos

La mayoría de los hogares actuales no disponen de espacio suficiente como para montar una oficina en casa. Tendremos por tanto que agudizar nuestro ingenio para buscar rincones donde colocar nuestro despacho.

La entrada Decorar una oficina en casa para teletrabajar se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

Aunque era una iniciativa ya prevista, su publicación se ha visto acelerada por la crisis provocada por el Covid-19 que, de facto, ya había obligado a teletrabajar a muchos empleados que se vieron confinados en sus domicilios.

Definición y Ámbito de aplicación de la Ley de Teletrabajo

En lo que a dicho Decreto Ley se refiere, se considera teletrabajo cuando el empleado trabaja a distancia al menos el 30% del tiempo durante 3 meses. Es decir, al menos un día y medio a la semana o porcentaje equivalente (según el tiempo estipulado en cada contrato). Si esto no es así, no es considerado como teletrabajo y, por tanto, no aplica la normativa que se acaba de aprobar.

Este porcentaje, que inicialmente estaba propuesto al 20% fué finalmente acordado así por la presión de los empresarios.

De lo anterior se deduce que las empresas podrán ofrecer un día de teletrabajo a la semana sin las obligaciones a las que les somete la nueva norma.

Esta ley no aplica a los empleados públicos, que se regirán por una normativa todavía en desarrollo.

Entrada en Vigor

La entrada en vigor del Real Decreto Ley fue el 13 de Octubre de 2020, justo 20 días después de su publicación en el BOE, el 23 de septiembre.

Sin embargo, esto no quiere decir que aplique a todos los casos desde dicha fecha. Veamos las distintas posibilidades.

Si ya había un acuerdo previo de Teletrabajo

En particular, si ya había un acuerdo de teletrabajo previo en la empresa, la nueva normativa empezará a aplicar en la fecha de vencimiento de dicho acuerdo. En caso de que dicho acuerdo no tuviera fecha de vencimiento, entonces hay un plazo de 1 año (prorrogable a 3 en caso de que así lo acuerden los representantes de empresa y trabajadores) para que sea de aplicación y esté recogido en un acuerdo colectivo.

Teletrabajo por la crisis del Covid-19

Donde el teletrabajo ya estaba implantado excepcionalmente a causa de la crisis del covid-19, la norma no aplica de forma inmediata, siendo de aplicación la normativa laboral ordinaria.

Aunque en este caso el Real Decreto Ley exime a la empresa de las obligaciones derivadas del mismo, sin embargo sí establece que la empresa deberá dotar al trabajador de los medios (equipos, herramientas y consumibles) para llevar a cabo su actividad laboral. La compensación concreta se deberá negociar en el convenio colectivo.

Resto de Casos de aplicación de la Ley del Teletrabajo

En el resto de casos, cualquier relación laboral que encaje en la definición de teletrabajo, tendrá un plazo máximo de 3 meses para que se adapte a la normativa regulada en este Real Decreto Ley y sea recogido en los convenios colectivos de las empresas.

Aspectos Clave de la Normativa que regula el Teletrabajo

La llamada Ley del Teletrabajo incide especialmente en tres puntos: la voluntariedad, que sea reversible y que el acuerdo debe reflejarse en un contrato individual por escrito.

Dicho acuerdo entre empresa y trabajador puede ser parte del contrato inicial o un documento posterior que lo complemente y debe estar firmado antes de que se inicie el trabajo a distancia. Luego, el acuerdo se registrará en la oficina de empleo y se entregará a la representación de los trabajadores.

El teletrabajo debe ser voluntario y reversible para ambas partes

¿Qué debe incluir el contrato ?

El contenido obligatorio que debe tener el acuerdo de teletrabajo será el siguiente (artículo 7 del Real Decreto Ley):

1. Inventario del equipamiento necesario para desarrollar el teletrabajo.
2. Relación de gastos, cuantificación de la compensación al trabajador y momento en que se debe abonar. Esto se corresponderá con lo indicado en convenio, en su caso.
3. Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
4. Porcentaje de distribución entre el trabajo presencial y el trabajo remoto.
5. Centro de trabajo al que pertenece el trabajador y donde ejecutará el trabajo presencial que se acuerde.
6. Lugar elegido por el empleado desde donde teletrabajará.
7. Plazos de preaviso para el ejercicio del derecho de reversibilidad.
8. En caso de existir, medios de control empresarial de la actividad.
9. Procedimiento a seguir en caso de dificultades técnicas que impidan el teletrabajo.
10. Instrucciones dadas por la empresa para la protección de datos y seguridad de la información, específicas para el trabajo a distancia.
11. Directrices a seguir, dadas por la empresa, en materia de seguridad de la información y específicas para el trabajo a distancia.
12. Duración del acuerdo de teletrabajo.

Gastos

La empresa debe sufragar o compensar los gastos derivados de la actividad laboral, como por ejemplo equipamiento y herramientas. La negociación colectiva, determinará cómo se hace dicha compensación así como el uso personal que se permita hacer de los mismos.

Horarios

En cuanto al horario, éste debe estar por escrito en el contrato de teletrabajo.

Dentro de que en la modalidad de teletrabajo el horario debe ser flexible, la empresa podrá definir franjas horarias en las que el empleado tiene que estar disponible, siempre respetando las normas de tiempo de trabajo y descansos. Es obligatorio el registro tanto del inicio como del final de la jornada.

Acuerdos o Convenios Colectivos

En general, los convenios o acuerdos colectivos de las empresas deben recoger lo estipulado en el Real Decreto y definir los detalles que éste deja a su criterio. El objetivo es que se pueda aplicar dicha regulación a la relación laboral con sus teletrabajadores.

En concreto, esos detalles a definir son:

• Identificar los puestos que son susceptibles de ser teletrabajables y sus funciones.
• Las condiciones de acceso a los mismos.
• La duración máxima y horarios de los puestos de teletrabajo.
• Importe y forma de la compensación por los medios y herramientas necesarios para teletrabajar, así como el uso personal de los mismos.
• Medidas para garantizar el derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo.
• Podrán regular el tiempo mínimo a trabajar presencialmente en dependencias de la empresa.

Derechos del teletrabajador

La empresa debe garantizar al teletrabajador los mismos derechos y obligaciones que al trabajador presencial. Además, específicamente derivado del acuerdo de teletrabajo tiene que tener garantizado:

• Que sea voluntario.
• Que sea reversible.
• Que la empresa sufrague o compense los gastos derivados de la actividad laboral, como por ejemplo equipamiento y herramientas.
• A elegir el lugar desde el que teletrabajar (que no necesariamente debe ser su domicilio).
• A que se respeten las normas de tiempo de trabajo y descansos.
• Derecho a la desconexión digital fuera del horario de trabajo.
• Mismos derechos que el resto de los trabajadores en cuanto a formación, posibilidades de promoción, retribución, tiempo de trabajo y estabilidad en el empleo.
• Prioridad para ocupar puestos que sean parcial o totalmente presenciales en la empresa.
• Derecho a la intimidad y a la protección de datos.
• Derecho a la seguridad y salud en el trabajo con evaluación de riesgos laborales en cuanto a parámetros psicosociales, ergonómicos y organizativos.
• En determinados tipos de contratos (contratos con menores, contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje) se debe garantizar un mínimo del 50% del tiempo presencial.

Control de la Empresa

La empresa puede adoptar las medidas que considere oportunas para el control del trabajo de los empleados.

Normativa a aplicar con los que ya teletrabajaban antes

Como ya se ha mencionado, la Ley del Teletrabajo no aplica donde ya estaba implantado excepcionalmente el teletrabajo a causa de la crisis del covid-19. Por tanto, seguirá de aplicación la normativa laboral ordinaria. No obstante, como también se ha mencionado, sí se establece que la empresa deberá dotar de los medios (equipos, herramientas y consumibles) para llevarlo a cabo. La compensación concreta se negociará en el convenio colectivo.

Además, para aquellas empresas que ya tenían negociada una normativa sobre el teletrabajo, se demora la aplicación del Decreto Ley según lo mencionado en el punto «Entrada en Vigor» de este msimo artículo.

La entrada Ley de Teletrabajo: la normativa que regula el trabajo a distancia se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

En todo caso, siguiendo la premisa de «conocer a tu enemigo» en este artículo vamos a hablar de ellas, para que sepas que existen, cuáles son sus posibles consecuencias e intentes ponerles remedio. Y si no lo tienen, al menos que puedas valorar, para tu caso particular, qué pesa más y por tanto qué es lo que más te conviene.

Antes de empezar, una aclaración muy importante de cara a entender correctamente el análisis. Como sabes, existen básicamente dos tipos de teletrabajadores:

• el que trabaja para sí mismo (como freelance o autónomo) y
• el que trabaja desde casa (u otra ubicación) para su empresa, formando parte de un equipo de trabajo cuyos otros miembros pueden también teletrabajar, o no.

Las desventajas del teletrabajo de las que vamos a hablar a continuación pueden afectar de muy distinta manera a ambos colectivos, por lo que haremos mención expresa en cada punto para que no haya equívocos. Tenlo en cuenta.

El Teletrabajo y la Promoción Profesional

Un estudio realizado por la Universidad de Stanford en el que se analizó durante 9 meses a 250 trabajadores (la mitad de los cuales trabajaba desde la oficina y la otra mitad teletrabajaba) concluyó que los que se quedaron en casa tuvieron una tasa de promoción profesional que era «la mitad» que la de los que estuvieron presencialmente en la oficina. Ello a pesar de que los teletrabajadores fueron un 13% más productivos.

En otro estudio realizado por el MIT, los resultados fueron similares, siendo también patente que la mera presencia física, influía positivamente en la opinión que los jefes tenían de sus empleados.

Una manera en la que los teletrabajadores pueden contrarrestar esta tendencia inconsciente es haciéndose visibles, mostrándose disponibles y haciendo visible su trabajo. Especialmente en los momentos de crisis en los que los jefes necesitan más de nuestra ayuda. Por ejemplo con una llamada telefónica o respondiendo de inmediato a un correo electrónico que identifiquemos como urgente.

También es importante aprovechar las visitas a la oficina para asegurarse de que todo el mundo nos conoce y, si no es así, hacer por que lo sea.

Obviamente este punto aplica más al segundo grupo de teletrabajadores de los vistos en la introducción (los que trabajan para una empresa) que al primero. Sin embargo, los trabajadores freelance también pueden aprender la lección y aplicarla a cualquier otro tipo de colectivo con el que tengan una relación sólo remota, por ejemplo con sus clientes.

Todos tenemos que ser imaginativos para contrarrestar nuestra falta de presencia física y, de alguna manera, hacernos ver y hacer ver nuestro trabajo. La comunicación en este sentido debe ser nuestro principal apoyo.

Desventajas del teletrabajo que afectan a la salud

No a todo el mundo le pasa, pero debes saber que si teletrabajas estás más predispuesto a sufrir problemas físicos por la falta de ejercicio y/o problemas mentales por el aislamiento.

Forma Física

Es un hecho que trabajar desde casa supone hacer menos ejercicio. Y esto aplica a todos los tipos de teletrabajadores.

Piénsalo.

En el peor de los casos, al menos antes bajabas al garaje para coger el coche; ahora ni eso. Pero es que, en muchos casos, antes salías de casa y te desplazabas andando hasta coger el transporte público. Y en el destino lo mismo hasta llegar al trabajo. Lo mismo a la vuelta.

Antes andabas para salir a almorzar o a comer; ida y vuelta del restaurante o bar a la oficina. Ahora como mucho te levantas de vez en cuando a picar algo a la cocina. Y quizá picas más de lo necesario.

En la oficina, por poco que fuera, te movías para ir a una sala de reuniones, al despacho del jefe o a ver a algún compañero a su mesa. En casa esos movimientos ya no existen. Si ya de por sí el trabajo de oficina supone un estilo de vida más o menos sedentario, el trabajo desde casa agrava todavía más la situación y no es un tema menor dentro de las desventajas del teletrabajo. Sin darte cuenta, puede que al final de la semana cuentes con los dedos de una mano las veces que has salido de casa.

En definitiva, trabajar en casa supone que nos movemos mucho menos físicamente. Así que deberíamos compensarlo de alguna manera. Llevar el control de los pasos que damos es un buen comienzo. Ya se sabe que lo que no se mide no se mejora. Aprovecha que dispones de un horario más flexible para darte un paseo o, incluso, para hacer una pequeña tabla de ejercicios en casa.

O apuntarte a un gimnasio en horas valle. Estará menos saturado y, además, puede que hasta el precio sea menor.

Salud Mental

En algunos casos se han reportado casos de depresión, provocada por el aislamiento y sentimiento de soledad. Sobre todo en personas que tienen poca vida social aparte del trabajo y que éste era su principal modo de interacción tanto formal como informal con otras personas.

Tambien puede aparecer ansiedad, debido a la preocupación por lo desconocido. A veces nos ponemos en el peor escenario cuando no disponemos de información.

En ambos casos, como en otros de los puntos mencionados en este artículo, la solución es la mejora de la comunicación. Es algo en lo que tanto jefes como empleados deben poner foco. Pero también hagamos un esfuerzo por interactuar con otras personas.

Piensa además, que el trabajo en remoto es casi totalmente por escrito, reduciendo al mínimo la comunicación oral. Así, perdemos gran parte de los matices que complementan el contenido de una buena comunicación (ya sabes, dicen que el 65% de la comunicación es no verbal). Por tanto siempre que sea posible, intenta realizar videollamadas en lugar de hacer llamadas telefónicas normales o utilizar el chat.

Formación

Mientras estamos en la oficina, es relativamente fácil asistir a cursos presenciales o formarte sobre la marcha. Si estás aprendiendo o eres nuevo en la empresa, también existe la posibilidad de consultar con alguien o, que un compañero te ayude con las primeras gestiones o, incluso, que te pongan un mentor.

Sin embargo esto no ocurre teletrabajando en casa. Tu empresa debe haber desarrollado primero trainings online e, incluso en este caso, será difícil que puedas preguntar las dudas que te impiden mejorar.

En el caso de que seas un freelance no te queda otra que buscar por tu cuenta charlas o cursos (si puedes alguno presencialmente) y asistir a ellos. Si trabajas para una empresa, intenta que te pongan a una persona de referencia que te pueda ayudar cuando te atasques.

Colaboración

La dificultad del trabajo en equipo es la última de las desventajas del teletrabajo de las que vamos a hablar en este artículo. Muchos empleados, especialmente en determinados grupos, están acostumbrados a trabajar en equipo colaborando «codo con codo». El trabajo remoto afecta de lleno a esta forma de trabajo ya que no podemos interactuar de esa manera y en tiempo real.

Hay dos modos de resolver este problema.

El primero es mantener abierta de forma casi permanente una videollamada o una llamada telefónica convencional. No es exactamente lo mismo que el trabajo coubicado pero es lo más parecido.

La otra manera de trabajar en equipo en remoto es implantar una comunicación asíncrona. Este método (al que tendrás que adaptarte si no estás acostumbrado) supone dejar tus mensajes, propuestas o preguntas en un repositorio común, con varios objetivos:

• para conocimiento general del resto de miembros del grupo
• con objeto de que otro miembro del equipo conteste a las dudas
• establecer un debate y llegar a un consenso

La dificultad está en que la respuesta no es en tiempo real sino que cada persona va haciendo su aportación en el momento en que mejor le viene. Es cierto que no es lo mismo pero tiene la ventaja de que no se interrumpe al resto de colegas. Estableciendo ciertas normas (por ejemplo que todos los temas tienen que estar respondidos o acordados antes del final del día) puede ser igual de efectiva que la comunicación síncrona.

El repositorio al que hemos hecho referencia puede ser una aplicación de mensajería tipo slack, el correo electrónico o alguna otra herramienta colaborativa implantada en el equipo.

En definitiva, las desventajas del teletrabajo están ahí y no las debemos ignorar. Ahora, analiza cómo te afectan y valora si las ventajas las compensan.

Desgraciadamente no todas las empresas ni todos los jefes están preparados para liderar a sus empleados en esta modalidad de trabajo. Puedes ayudarles a identificar áreas de mejora con las recomendaciones que les damos en este artículo dedicado a líderes de equipos que trabajan de forma remota.

La entrada Las 4 Desventajas del Teletrabajo que debes tener en cuenta se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

Una oficina en casa bien diseñada puede marcar la diferencia entre perder el tiempo o que realmente seas productivo.

Tanto si eres un profesional independiente (o freelance), como si teletrabajas en casa para tu empresa o símplemente necesitas un lugar donde trabajar en casa puntualmente, montar una pequeña oficina en casa es algo más que buscar un hueco para colocar y enchufar tu portátil.

Como ya hemos comentado en otros artículos de este blog, trabajar desde casa tampoco garantiza estar libre de distracciones (y dependiendo de las circunstancias de cada uno, incluso las puede agravar). Sin embargo, sí está en nuestra mano diseñar un espacio de trabajo en casa que te ayude a concentrarte y aprovechar las horas que pasas frente al ordenador.

Cuando hablamos de diseñar un estudio en casa, hablamos del espacio en sí, pero también de su iluminación, la tecnología que se necesita, los útiles de trabajo, la organización de todo ello e, incluso, de su decoración. Piensa que en conjunto, todo ello debe proporcionarte un ambiente de concentración que evite al máximo las distracciones.

A la Búsqueda de tu Espacio de Trabajo en Casa

Ubicación

Idealmente, deberíamos dedicar una habitación cerrada como despacho para trabajar en casa. Lamentablemente, no todo el mundo dispone en su hogar de una dependencia libre pero, al menos, sí tenemos que encontrar un lugar que podamos usar sólo para trabajar. Como mencionábamos en este artículo, una de las claves de trabajar en casa de forma saludable es poder separar claramente lo que es zona (y tiempo) de trabajo, de zona (y tiempo) de ocio. Además, psicológicamente te pone en modo trabajo y, por tanto, te predispone para la concentración.

En ese sentido, también puede valer un pequeño rincón dedicado en el salón o, incluso, un rincón en tu dormitorio. Pero recuerda, lo importante es que esté aislado de fuentes de ruido, nadie te pueda molestar (o lo menos posible) y lo asocies con que ese es tu lugar exclusivamente de trabajo. Piensa que en el salón seguramente tendrás más espacio, pero también puede estar más concurrido. Por contra, en el dormitorio habrá menos sitio pero normalmente es más tranquilo. Valora todas las opciones.

La iluminación natural que tengas en cada dependencia es un factor suficientemente importante como para inclinar la balanza hacia uno u otro lado.

En caso de que tengas realmente muy poco sitio para encontrar ese espacio de trabajo en casa, quizá puedas ponerlo debajo de una escalera. O recurrir a mesas de escritorio que se pliegan en la pared o despachos enteros que se esconden dentro de un armario.

No olvides tener una conexión a internet cerca o, al menos, una buena calidad de wifi en la ubicación que elijas. Si no, siempre tienes la posibilidad de instalar un repetidor wifi de los que existen en el mercado.

Colocación

Si esta es tu situación, la colocación de alguna pequeña barrera decorativa (una estantería, una pequeña mampara o alguna planta convenientemente puesta) puede ayudarte a delimitar esa zona de trabajo y «aislarla» del resto de la habitación, aunque sólo sea un artificio psicológico para favorecer esa asociación con el hecho de trabajar. Además, puede evitar el contacto visual con elementos domésticos que puedan provocar distracciones.

Siguiendo con dicho argumento, no sólo es importante el lugar elegido sino, dentro de dicho lugar, cómo nos colocamos para favorecer la concentración y evitar las distracciones. No es lo mismo ponernos mirando hacia una pared, que tener a la vista dependencias como la cocina o todo el salón.

Iluminación

Mucha gente olvida este punto a la hora de diseñar su oficina en casa, pero es fundamental tenerlo en cuenta para no caer en una fatiga visual excesiva.

Obviamente lo ideal es que tu espacio de trabajo pueda disponer de luz natural. Intenta, por tanto, situarlo cerca de alguna ventana, terraza, etc. pero evitando reflejos. Y es importante también que la luz te dé de lado o como mucho por detrás, pero nunca por delante pues el contraluz hará que estés permanentemente forzando la vista.

Si no puede ser o para las horas del día en que no haya luz, no quedará más remedio que recurrir a la luz artificial. En ese caso, procura que la luz sea abundante y preferentemente desde arriba, para que se ilumine todo el espacio por igual y no se generen sombras. En este sentido, es recomendable complementar la luz del techo con una luz de escritorio, teniendo así al menos dos fuentes diferentes de luz.

Muchas personas, además, prefieren luz cálida para trabajar en lugar de una luz más blanca, que resulta más fría. Tenlo en cuenta para tomar la decisión aunque, en todo caso, no es un factor crítico y depende más que nada de tus gustos personales.

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Evidentemente nada es tajante. Lo anterior no quiere decir que, puntualmente o para airear la mente, no podamos en un momento dado hacer alguna gestión desde otro lugar de la casa o incluso fuera de ella, desde la cafetería de un hotel, por ejemplo.

Por último, sería ideal si encuentras un lugar en el que, aparte de los consejos anteriores, puedas periódicamente separar la vista del ordenador y mirar hacia algún objeto que esté a más de 6 metros de distancia para descansar la vista.

La Organización es Fundamental

Recordemos la máxima principal en todo este artículo. Normalmente tu casa no es un lugar pensado para trabajar, así que debemos adecuarla para que podamos encontrar un espacio de trabajo donde nos podamos concentrar, al menos como si estuviéramos en la oficina.

Y eso incluye cómo nos organizamos.

Equipamiento para tu Espacio de Trabajo en Casa

Por organización entendemos varias cosas: en primer lugar, tener a mano el equipamiento de trabajo. No deberíamos tener que levantarnos para buscar un utensilio que no estaba en su sitio o se nos ha olvidado. Haz una lista con todo lo necesario y busca un lugar cercano para colocarlo. En general, será bueno disponer de una mesa con cajones y/o estanterías al lado de nuestro puesto de trabajo.

Apartado especial merece la mención a los cables. Seguro que nadie es ajeno a la polémica que puede generar en casa un lío de cables que salte a la vista. Tenlo en cuenta e intenta seguir estos 3 «simples» consejos:

1. que se vean lo menos posible, para lo cual puede ser útil alguno de los organizadores de cables que hay en el mercado,
2. si son muchos, etiquétalos para saber a qué corresponde cada uno
3. piensa que es probable que alguno de ellos (al menos el de alimentación del portátil) necesites llevártelo contigo en algún momento

Organización del Tiempo

Por organización también nos referimos a la organización del tiempo. Cuando estamos en la oficina tenemos cerca a nuestro jefe o a otros compañeros y entre todos, aunque sea tácitamente, nos ayudamos a reconocer en cada momento cuáles son las tareas prioritarias.

Sin embargo, trabajando en solitario somos nosotros mismos quienes tenemos que tener muy claras las tareas a realizar y saber priorizarlas, dedicando a cada una el tiempo que requiera. Herramientas como Toggl, por ejemplo, pueden ayudarnos a llevar una buena gestión de a qué proyectos o tareas estamos dedicando nuestro tiempo. Seguramente que después de utilizarla durante un tiempo, puede que te lleves alguna que otra sorpresa.

Documentación

Otro aspecto importante para disponer de un buen espacio de trabajo en casa es la organización de la documentación, tanto física como digitalmente. Ya sea por clientes, por proyectos, por temáticas o por fechas (o un mix entre todos ellos), es fundamental almacenar la información de forma que la encontremos fácilmente. Así que tómate tu tiempo para decidir qué criterio vas a utilizar de entre todos ellos, porque luego marcará la diferencia entre aprovechar bien el tiempo o pasártelo buscando.

Para los archivos digitales organiza en tu portátil un árbol de directorios bien ordenado según el criterio que te parezca más apropiado.

Para la documentación en papel, busca un armario o una estantería donde colocar bien ordenados y etiquetados los archivos o carpetas. Y si es de uso diario, como decíamos antes, tiene que estar cerca de nuestra ubicación para no tener casi ni que levantarnos.

Decoración de tu Espacio de Trabajo

Pero la ubicación y una buena organización no lo son todo.

Quizá tu despacho no está mirando al mar o rodeado de naturaleza, pero también puedes hacer que tu pequeña oficina en casa tenga vistas agradables. Una decoración adecuada ayuda a crear un ambiente relajado en el que nos apetezca estar y recrear, en parte, esa sensación de tener la naturaleza cerca.

Tener las cosas ordenadas, sin amontonar, junto con algún pequeño elemento decorativo, aparte de que es más agradable a la vista, contribuye a fomentar la tranquilidad en el trabajo.

En ese sentido, los colores de la pared (que no deben ser estridentes), o colocar alguna planta a la vista ayudan a dar colorido al espacio y a sosegar el ambiente. De la misma manera, un objeto decorativo o una fotografía, ayudan a despejar la mesa o la estantería, alejando la sensación de agobio.

Los científicos dicen que colores azules y verdes, que se encuentran más comúnmente en la naturaleza, disminuyen los niveles de estrés, creando un ambiente de trabajo tranquilo. También lo es dar un toque personal a tu despacho y te ayudará a estar más cómodo.

Puedes ver más sobre este tema en un artículo que tenemos específico de decoración de espacios de trabajo en casa.

Herramientas para tu Oficina en Casa

La idea es que tu espacio de trabajo en casa replique en la medida de lo posible al que tienes en la oficina, de manera que te permita hacer las mismas cosas que allí. Para ello, necesitarás las mismas herramientas que tenías en la oficina, acceso a la misma información, comunicación con tus compañeros, clientes, etc.

En un artículo posterior hablaremos en detalle sobre las herramientas necesarias para trabajar en casa, pero no olvides lo básico: una buena mesa, una silla adecuada, un ordenador portátil, una pantalla y un teclado. Además, son casi imprescindibles para mantener la comunicación con tus compañeros de equipo herramientas como slack , para las reuniones aplicaciones para hacer videoconferencias como zoom o unos buenos auriculares.

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Si el mero hecho de gestionar recursos humanos supone ya un reto, lo es todavía más si éstos están distribuidos en diferentes emplazamientos.

La adopción del teletrabajo es un reto para todos, pero principalmente un reto para los jefes. Supone un cambio importante en la forma de trabajo y por tanto en la cultura de la empresa. Y los jefes deben saber mantener la unidad y el espíritu de equipo, no sólo para mantener la productividad, sino incluso para aumentarla,

Para ello, algunos factores juegan a nuestro favor pero otros en nuestra contra y hay que saber manejarlos.

EL Liderazgo moderno de los Recursos Humanos

La gestión moderna de los recursos humanos se basa en la relación humana, más que en la relación jerárquica de antaño (este artículo describe bastante bien la diferencia entre un jefe y un lider). Se trata de empoderar a los empleados, dándoles la oportunidad de actuar a su manera y fomentando su creatividad. Dentro de este estilo, está también potenciar un ambiente de trabajo colaborativo, en el que la suma de los miembros, dé como resultado mucho más que la simple suma aritmética.

En este entorno, el teletrabajo (con sus innegables ventajas tanto para empleados, como para la empresa) viene a dificultar la tarea de los responsables de los equipos de trabajo, que se convierten ahora en equipos de trabajo virtuales. Sin embargo, de alguna manera el teletrabajo también nos pone en bandeja orientar nuestra gestión hacia el estilo de liderazgo del que hablamos en el párrafo anterior.

¿Por qué?

Vayamos al grano. Porque ya no vamos a poder estar encima de los empleados todo el tiempo. Porque no nos queda otra que confiar en su iniciativa, su capacidad y su profesionalidad. Y porque el teletrabajo es también una ocasión perfecta para implementar herramientas (de seguimiento, de comunicación, etc.) que antes no eran imprescindibles. Ahora, al serlo, facilitan enormemente la gestión de los equipos y por tanto la gestión global de la empresa.

Gestión de Recursos en equipos de trabajo virtuales

Desde la perspectiva descrita en al apartado anterior, vamos a ver cuáles son esas herramientas de gestión que un jefe tiene a su disposición y que debes utilizar para gestionar a tu equipo remoto.

Trabaja la Confianza

El pilar básico de una buena gestión del teletrabajo es la confianza. Si no existe confianza, no sigas leyendo, todo lo demás que hagas será inútil. Si ya es dificil en el trabajo presencial, cuando el trabajo es en remoto la confianza mutua jefe-empleado se vuelve el elemento crítico. Trabaja la confianza lo primero de todo. Intenta empatizar, establecer una relación personal por encima de todo, por ejemplo buscando espacios de distensión, etc.

Preocúpate del Bienestar físico y emocional

Junto con la confianza, el bienestar de las personas es otro de los pilares básicos sobre el que construir una base sólida para que el equipo funcione en remoto. Una persona que no se sienta bien teletrabajando, que no tenga las condiciones idóneas o que tenga un problema personal (más que si ese mismo problema lo tiene trabajando en la oficina) probablemente se quedará atrás y necesitará más apoyo. Date cuenta de que trabajar desde casa difumina la línea que separa los asuntos profesionales de los personales y esto es un factor que puede afectar negativamente.

Es importante que identifiques estas situaciones cuanto antes para acordar con tus empleados cuál es la mejor solución. Por ejemplo ayudando a que tu equipo virtual sepa desconectar en las horas libres o a que establezcan rutinas saludables como dar un paseo, hacer ejercicio, etc. En un caso extremo podría ser mejor suspender el teletrabajo.

Garantiza un adecuado Espacio de Trabajo

Dentro de las condiciones para el bienestar del empleado, juegan un papel muy importante los medios físicos con los que éste cuenta para desempeñar su labor. El jefe también debe asegurarse de que el empleado tiene unas condiciones decentes para poder trabajar desde su casa: espacio de trabajo adecuado, mobiliario, iluminación, auriculares, etc.

En general, la empresa debe poder dar facilidades al empleado para garatizar que éste dispone de los medios adecuados.

Sé Flexible

Un jefe debe aprender a flexibilizar su relación con su equipo. Trabajar en casa probablemente signifique que los miembros de tu equipo elijan una distribución diferente de las horas de trabajo. Déjales. Define unos mínimos (por ejemplo las horas fijadas para las reuniones o las fechas de entrega de los informes) pero, siempre que se respeten dichos mínimos, no debe importarnos cómo distribuyn sus horas para lograrlo. Esto exige compromiso por ambas partes, apoyo en las situaciones de duda y confianza en el otro. Es básico dejar esas mínimas normas claras desde el principio. El resto, que se autoorganicen como mejor crean.

Hay que olvidar los malos hábitos de querer saber qué están haciendo los empleados en cada momento.

Las cuestiones de liderazgo también cambian. Y no es sólo un cambio hacia un «liderazgo virtual». Ya no estamos físicamente para hacernos ver, lo cual puede ser una oportunidad para cambiar nuestro estilo de liderazgo, si no lo habíamos hecho ya antes. Aprovechemos para hacerles ver que tienen la capacidad de organizarse como quieran, lo que no significa que no seguimos estando disponibles para lo que nos necesiten. Dar autonomía al empleado, empoderar y fomentar el autoliderazgo es clave en el trabajo remoto. Marca claramente el objetivo pero da libertad para que elijan cómo llegar a él. Seguro que surgirán iniciativas innovadoras.

Mejora la Coordinación de tu equipo de trabajo virtual

A cambio, nuestra labor como jefes requerirá de una mejor competencia en coordinación que antes, lo cual nos servirá para nuestro crecimiento profesional.

Una derivada de lo anterior pero que saldrá de forma mucho más natural es la delegación de funciones, que necesariamente aumentará para que el jefe no se convierta en cuello de botella.

Esfuérzate por mejorar la Comunicación

Lógicamente deberemos compensar la distancia con un esfuerzo mayor en comunicación. El trabajo en remoto exige que nos comuniquemos mejor (no necesariamente más pero sí mejor). La comunicación debe ser fluída y colaborativa, que permita a cada miembro del equipo conocer claramente cuál es su función, la de sus compañeros y cómo encajan todas las piezas en la consecución del objetivo común.

Es importante tener presente que cuando trabajamos en remoto se tiende más a usar el lenguaje escrito que el oral. Y por ello, perdemos muchos matices que sí percibimos cara a cara. Haz un esfuerzo adicional por ayudar a tus colaboradores a captar dichos matices que, de otro modo, pueden llegar a provocar malentendidos e incluso bloquear la relación.

Aprovechemos también ese esfuerzo en comunicación para mejorar la organización y el seguimiento de las tareas. Y el sentido de pertenencia y cohesión del grupo.

Plantear reuniones informales puede ser una buena medida para conseguirlo. También fomentar las pequeñas charlas informales al comienzo de las reuniones (preguntar por la familia, o por el fin de semana por ejemplo). En este sentido, hacer reuniones por videoconferencia donde nos veamos las caras en lugar de sólo conferencias telefónicas, ayudará sin duda a mejorar la cohesión y entendimiento del grupo.

Tengamos en cuenta que trabajar en remoto puede afectar de manera diferente a cada persona. Habrá quienes encuentren su espacio y mejoren su rendimiento. Sin embargo, también habrá quienes encuentren dificultades. Tratemos de identificarlos y ayudarles a resolverlas.

Los aspectos de comunicación son especialmente importantes cuando parte del equipo es virtual y parte presencial. Inconscientemente se tiende a olvidar a quienes están en remoto, por lo que hay que ser consciente de este punto e intentar que no sea así o compensarlo.

Siempre que sea posible (una o dos veces al año), se debería organizar una reunión en la que todos nos veamos las caras físicamente. La relación entre personas que se conocen o al menos que se han visto presencialmente en alguna ocasión, nada tiene que ver con la relación entre personas que sólo se han tratado a distancia y suaviza mucho las posturas para llegar a entendimientos. Y éste es un gran problema entre los equipos de trabajo virtuales que hay que compensar.

Tecnología para tu equipo de trabajo

Aprovecha la tecnología para facilitar la gestión explicada en apartados anteriores. Obviamente antes de plantearse el teletrabajo, los buenos líderes de equipos de trabajo virtuales deben asegurarse de que sus empleados tengan los medios neceasarios para trabajar.

No vamos a entrar en este artículo en detallar aspectos relativos al espacio de trabajo, mobiliario, etc. O a herramientas que ya utilizábamos en nuestro trabajo presencial. Pero sí enumeraremos los tipos de herramientas tecnológicas que se necesitan por el hecho de teletrabajar.

Fundamentalmente tenemos 3 familias de tecnologías que ayudan a resolver 3 tipos de problemas diferentes:

1. facilitar la comunicación: un portátil, una buena conexión a internet, software para establecer videoconferencias, aplicaciones de mensajería instantánea
2. generar espacios de creatividad, donde se compartan documentos y se aporten ideas
3. hacer el seguimiento de la actividad y medida de resultados, como las herramientas de gestión de proyectos, por ejemplo

Monta Trainings para tus equipos de trabajo virtuales

Trabajar con otras personas a distancia puede no ser fácil para todos. El teletrabajo requiere un período de adaptación que puede ser mayor o menor dependiendo de la persona, como ya hemos dicho antes. En este sentido, una manera de recortar la curva de aprendizaje puede ser la elaboración de un pequeño plan de formación en el que se resuman al empleado los nuevos procedimientios y herramientas que van a facilitar su desempeño a partir de ahora. En él, se pueden incluir por ejemplo, el desarrollo de algunos de los puntos mencionados en esta guía.

Pero no solo nos referimos a la formación en lo que a técnicas de teletrabajo se refiere. La formación en general se ve afectada cuando trabajamos en remoto. Un jefe debe ser consciente de este problema y no dejar que sus empleados remotos se queden atrás.

La empresa debe disponer de formación online y facilitar el que sus empleados la puedan realizar. En realidad, lo óptimo sería incluso asignarles un mentor a quien poder preguntar dudas o puntos no aclarados suficientemente.

El tema de los mentores podría dar para un artículo completo, así que aquí no nos vamos a extender mucho. Pero sí queremos hacer ver que, la idea de asignar un mentor, puede ser muy conveniente también para nuevos empleados o empleados que acaban de cambiar de actividad. Piensa que estando en la oficina muchas veces se «aprende sobre la marcha» (fundamentalmente preguntando a otros compañeros) y que esa herramienta se ve muy limitada cuando trabajas desde casa.

Asegura que todos los procesos están preparados para trabajar virtualmente

En algunos casos, un trabajador puede realizar su función exactamente de la misma manera desde la oficina que desde casa. Pero esto no siempre es así, especialmente en procesos en los que, para completarse, intervienen varias personas o incluso varios equipos de trabajo.

Pensemos por ejemplo en la incorporación de una persona nueva en la organización. Lo normal, después del proceso de selección (que en general sí puede hacerse en remoto aunque con matices) es realizar un proceso de bienvenida. Este proceso suele incluir un training inicial, la entrega del equipamiento, una charla con el jefe, la presentación del resto de compañeros, etc. El responsable del proceso debe poder asegurar que todos los pasos se pueden dar en remoto o, en caso negativo, tener prevista la manera de actuar en donde esto no sea posible.

Lo mismo podríamos decir de procesos como «servicios de mantenimiento», etc. Y en general, todas aquellas actividades que requieran la participación y coordinación de varias personas. Como responsables, tenemos uqe garantizar que todos los pasos se puedan llevar a cabo de forma remota.

¿Ya has pensado, en tu campo de responsabilidad, si tus empleados tienen claro como hacer las cosas desde su propia casa?

Mide los Resultados del equipo

Finalmente, como conclusión de los puntos anteriores, aprovechemos también para medir el desempeño por los resultados conseguidos y no por las horas dedicadas, según la flexibilidad de la que hablábamos en el primer punto de esta lista. Para ello hay que definir y hacer seguimiento de los indicadores adecuados y que todo el equipo sea conocedor de los mismos.

Una herramienta de seguimiento de resultados ya debería formar parte de tu día a día. Pero si no lo estaba, la llegada de los equipos de trabajo virtuales te obligan a que, a partir de ahora, lo esté.

La entrada Liderar Equipos de Trabajo Virtuales: 10 puntos básicos se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

¿Qué es Slack?

Slack es una herramienta de mensajería online que facilita enórmemente la comunicación en el ámbito profesional. Para que nos entendamos: es el whatsapp de la oficina. Tan fiable como éste último, pero con características que le hacen imbatible en el ámbito laboral.

Slack mantiene conectados equipos que trabajan juntos, favoreciendo la colaboración entre ellos, ya sean internos de la empresa (de un departamento en concreto o no), socios estratégicos o clientes. También se puede establecer para uso temporal por proyectos o para equipos más estables en el tiempo. Todo cabe en slack.

Como tal herramienta que permite la comunicación entre miembros de un equipo, es ideal para mantener en contacto equipos virtuales que trabajan en remoto y, por tanto, slack viene como anillo al dedo para el teletrabajo. Es, de hecho, un «imprescindible» de los teletrabajadores.

Ya sea en la versión web, la de escritorio o en la aplicación de móvil, Slack te permite tener centralizada, muy bien organizada y siempre disponible toda la información que los miembros hayan compartido. De manera fácil y eficiente, para no peder tiempo.

Pero entremos en detalles.

Organización de la información en Slack

Los grupos en slack se denominan «Espacios de Trabajo«, son como entornos de trabajo integrados por personas con intereses comunes. Cada usuario puede formar parte de cuantos Espacios de Trabajo necesite, aunque para ello necesita ser autorizado o invitado a entrar en ellos. Los Espacios de Trabajo se dan de alta para reunir a equipos con unos mismos objetivos. Por ejemplo podemos tener un Espacio de Trabajo púramente divulgativo, para usuarios interesados en intercambiar información sobre una temática concreta. Pero también un grupo lo puede constituir el departamento de ventas de una empresa, un equipo muy concreto del área de marketing que se orienta al lanzamiento de nuevos servicios o un equipo operativo que se dedica al mantenimiento de instalaciones en edificios.

Yo por ejemplo puedo formar parte, junto con mis compañeros y mi jefe, del Espacio de Trabajo del equipo comercial de mi empresa (para intercambio de información sobre la evolución de las oportunidades de venta del departamento) y también, junto con el departamento de operaciones de la empresa e incluso con el cliente, del Espacio de Trabajo de un proyecto que he vendido y se está implantando en este momento (por ejemplo para estar al día de las implicaciones comerciales que puedan tener las incidencias en dicha implantación).

Dentro de cada Espacio de Trabajo, se establecen lo que se llaman «Canales«. Un Canal es una temática muy concreta compartida dentro del Espacio de Trabajo. Siguiendo con el ejemplo del Espacio de Trabajo del equipo comercial, podríamos tener un canal dedicado a cada cliente, o un canal dedicado al seguimiento de los objetivos comerciales, o un canal divulgativo con detalles técnicos por cada línea de productos o servicios que tenemos en cartera.

Una característica muy interesante del slack es que no todos los miembros del Espacio de Trabajo tienen por qué estar suscritos a todos los Canales. Tan sólo a los que te interesen. De esta manera, cada miembro del equipo está implicado sólo en las temáticas que le incumben directamente, evitando verse inundado en el chat de mensajes que no le interesan.

Así, tenemos muy bien clasificada por temáticas toda la información relevante para un equipo de trabajo.

 ¿Para qué sirve Slack?

Ya intuyes para qué puedes utilizar slack, pero vamos a resumir los principales usos que podemos darle los teletrabajadores que colaboramos con equipos remotos:

• Los mensajes están centralizados y muy bien organizados por grupos y, dentro de éstos, por canales, favoreciendo la productividad
• Slack también actúa como repositorio de documentos, que están organizados de la misma manera que los mensajes para una identificación rápida
• Slack se integra con otras aplicaciones del entorno profesional, lo que multiplica todavía más su potencia; entr eotras tenemos: office 365, drive, dropbox, zoom, cisco webex, one drive, zapier, salesforce, 1Password, google calendar y muchas más. Accede aquí para ver el listado completo.

¿Características de Slack?

La utilización de la herramienta es muy intuitiva: a la izquierda tienes la columna con las opciones disponibles y en la parte central de la pantalla las conversaciones y archivos de la opción o canal seleccionado.

Las características que hacen que slack sea singular están en los detalles de cómo se trabaja con los canales, los mensajes, los documentos y las búsquedas. Veamos lo más relevante de cada una de ellas.

Canales

Los Canales de slack pueden ser públicos (visibles para todos los miembros del Espacio de Trabajo) o privados, sólo visibles si has sido invitado.

Cuando te unes al Espacio de Trabajo sólo te unes a los Canales por defecto. Al resto deberás hacerlo expresamente. Pero sólo si estás directamente implicado en la temática. A diferencia de los grupos de whatsapp, no tienes por qué leer todos los mensajes del chat sino sólo aquellos que te interesan.

Todos los miembros del canal ven la misma información, por lo que nadie se queda desactualizado; a diferencia del email donde tienes que poner expresamente en copia a quien desees que lo lea

Mensajes

Están pensados todos los detalles para que te sean cómodas algunas funciones que se realizan de forma habitual al escribir un mensaje, como por ejemplo:

• nombrar a miembros del grupo símplemente poniendo el símbolo @ delante de su nombre de usuario; de este modo a dicha persona le saltará una notificación para ver dónde ha sido nombrado sin perder tiempo buscando en todos los mensajes; es también una manera rápida de contactar con alguien en concreto y captar rápidamente su atención
• añadir emoticonos en el texto de los mensajes
• adjuntar archivos de forma fácil

Además, tanto los mensajes como los documentos se sincronizan al instante, así que puedes cambiar de dispositivo sin temor a perder información

Repositorio

Slack te permite hacer girar la conversación en torno a los documentos que estés comentando. Es lo que llamamos «traer tus archivos a la conversación». Al compartir los documentos en el canal, les añades mucha más información y contexto de lo que tienen aislados en tu ordenador.

Además, puedes compartirlos desde tu propio PC pero también desde las herramientas externas que tengas integradas en slack (Dropbox, etc.).

Búsquedas

La barra de búsquedas está diseñada para que sea muy eficaz y encuentres con rapidez lo que necesitas. En el apartado de Consejos, dentro de este mismo artículo, tienes algunas recomendaciones que hacen las búsquedas más fáciles.

¿Slack es gratuito?

Slack tiene una versión gratuita que incluye, con ciertas limitaciones, las funcionalidades básicas que hemos comentado en este artículo y es perfectamente válido para empezar, incluso para llevar una buena gestión de tus comunicaciones no necesitas más. En dicha versión tienes disponible lo siguiente:

• posibilidad de consultar hasta un máximo de 10.000 mensajes
• integración de 10 aplicaciones
• videollamadas individuales
• autenticación de dos factores

Si quieres sacar todo el partido, necesitarás contratar alguno de los planes de pago, que empiezan a partir de 6,25€/mes por persona.

En el siguiente enlace puedes acceder a las funcionalidades y precios de los distintos planes.

Consejos para la utilización de Slack

Algunos consejos para aprovechar al máximo todas las capacidades de slack son:

• Consejos sobre canales:
  • Si quieres centrarte en un proyecto e ignorar otros que te están saturando, puedes pulsar con el botón derecho del ratón sobre un canal para silenciarlo (mute). E incluso pausar todos los canales durante un tiempo determinado, eligiendo dicha opción en el menú que se despliega bajo la imagen de tu usuario, arriba a la derecha de la pantalla.
• Acerca de los mensajes:
  • Si quieres que un mensaje esté siempre a mano para lectura de los integrantes de un canal, símplemente añádelo al menú de información de detalles del canal y quedará «anclado».
  • Puedes editar mensajes que ya has enviado
  • Ver sólo los mensajes no leídos, seleccionando del menú la opción «#All unreads»
• Relacionado con las búsquedas:
  • Si crees que las búsquedas normales van a producirte un número inmanejable de resultados, puedes hacer la búsqueda en un sólo canal símplemente poniendo después de la palabra a buscar in:#nombre_canal. Por ejemplo para buscar la palabra «proyectos» dentro únicamente del canal #general, habría que escribir: «proyectos in:#general» en la barra de búsquedas.
  • De la misma manera, puedes buscar una palabra en un mensaje directo que hayas enviado a otra persona escribiendo por ejemplo «proyectos in:@nombre_persona».
  • Se puede buscar una palabra dentro de los mensajes enviados por una persona con el comando de búsqueda: «proyectos from:@nombre_persona».
  • Búsquedas antes o después de una fecha determinada «proyectos before:agosto», «proyectos after:2019», «proyectos before:ayer», «proyectos after:hoy», etc. O durante un período determinado: «proyectos durante:agosto», «proyectos durante:ayer», etc.
• En relación a las aplicaciones:
  • Se puede acceder desde slack a aplicaciones externas que tengan integración entre ambas e incluso añadir, en la columna de menús, accesos directos a las aplicaciones más utilizadas
• Sobre automatizaciones:
  • Puedes configurar la automatización de flujos de trabajo (para usuarios avanzados de planes de pago)
  • Puedes también programar recordatorios poniendo en un Canal instrucciones con el siguiente formato: /remind [@someone or #channel] "[what]" [when]. <Por ejemplo, /remind me «to phone Peter» in 1 minute>

Slack multiplica la productividad de equipos que trabajan en remoto, mediante la optimización de la comunicación entre sus miembros

Conclusiones

Resumiríamos diciendo que en lo que slack destaca es en mejorar la eficiencia en la comunicación con tu equipo de trabajo: tanto por la organización de la información en temáticas, como por tenerla centralizada en un mismo sitio, como por la facilidad de uso, especialmente en las búsquedas cuando hay mucha información. En definitiva, mejorando la productividad en los equipos de trabajo remotos.

En este artículo hemos hecho una breve introducción de lo que es slack. Nuestro objetivo ha sido mostrarte solo algunas de las características que hacen vislumbrar la potencia de esta aplicación para mantener en contacto permanente a equipos que tienen objetivos comunes y trabajan en remoto. Si es tu caso, esta es una de las aplicaciones imprescindibles que debes tener como teletrabajador.

La entrada Slack, cambiando las reglas de los chats para empresas se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

La herramienta de moda para hacer videoconferencias en grupo

Si eres nuevo en esto del teletrabajo puede que todavía no hayas utilizado Zoom. Aunque casi estoy seguro al 100% que has oído hablar ella, una de las herramientas de moda para realizar videoconferencias en grupo cuando trabajas en casa o desplazado en cualquier otro lugar.

Si ya llevas más tiempo, no me cabe duda de que la habrás utilizado. Posiblemente alguien te ha enviado un enlace para incorporarte a una videoconferencia, enlace que has pinchado, descargado la aplicación, etc.

La verdad es que no es complicado. Para el usuario normal Zoom pone las cosas fáciles: descargar, pinchar el link y ya está.

Pero ¿y si eres tú el que tiene que organizar la reunión? ¿Sabrías cómo dar de alta una cuenta? ¿Y cómo enviar esos enlaces que ahora te llegan sin saber muy bien quién y cómo los envía? ¿Qué servicio tengo que contratar?

En este artículo tratamos de aclarar los conceptos básicos. Vamos a ello.

¿Qué es Zoom?

Antes de entrar en los detalles, conviene tener claro qué es y qué no es Zoom. Zoom es una aplicación de videoconferencia que reside en la nube, que funciona en todos los dispositivos, tanto de sobremesa y portátiles como móviles (tablets y smartphones). Zoom permite la comunicación entre miembros de un equipo de trabajo o entre un ponente y una audiencia. En definitiva, Zoom ofrece los siguientes servicios:

• Video reuniones (Zoom Meetings)
• Llamadas de voz
• Seminarios Web o Webinars, con video
• Zoom Rooms

Para ello, todos los participantes deben tener descargada la aplicación en sus terminales.

Cuando oímos el término Zoom Meeting se refiere a la videoconferencia en sí misma, a las reuniones, mientras que cuando oñimos el término Zoom Room, se refiere a la configuración hardware necesaria para organizar y lanzar dichas videoconferencias. Zoom Rooms requiere de una suscripción adicional a la suscripción básica.

En general, los usuarios dicen que es una herramienta intuitiva y fácil de usar, tanto para programar las reuniones como para distribuir los enlaces de acceso a las mismas. Tan solo tienes que descargártela en el dispositivo en el que la quieras usar.

Por sus características, se ha convertido en la herramienta de videoconferencia de referencia para pequeños, medianos y grandes equipos de trabajo que necesitan mantenerse en contacto.

Por supuesto existe la versión de Zoom en español.

¿Necesito crearme una cuenta en Zoom para conectarme?

Sólo los usuarios con licencia (gratuita o no, dependiendo del plan que hayas escogido) tienen que tener cuenta en Zoom. Si símplemente eres un participante que ha recibido un link para conectarte a una reunión, no necesitas tener una cuenta.

Sin embargo, para organizar reuniones debes ser un usuario con licencia. Es este caso sí necesitas registrar una cuenta en Zoom, como mencionamos en el párrafo anterior.

Una licencia te da derecho a organizar reuniones ilimitadas pero no coincidentes. SI necesitas convocar reuniones que coincidan en el tiempo entonces necesitas tantas licencias como reuniones coincidentes tengas.

Características interesantes

Veamos cuáles son las características de los 3 servicios más importantes que oferta Zoom: las Reuniones, los Webinars y las «Zoom Rooms».

Reuniones (Zoom Meetings)

Las Reuniones de Zoom (o Zoom Meetings en inglés) son la traslación al entorno virtual de las reuniones que mantenemos normalmente cara a cara. En ese sentido, todos los participantes tienen en principio la posibilidad de ver y oir todo lo que digan el resto de integrantes de la reunión, así como de ser visto y oído también por el resto de participantes de la reunión.

En las reuniones todo el mundo puede participar, incluso compartiendo pantalla, si así lo desea y es autorizado por el anfitrión. Las «Reuniones» están diseñadas para ser entornos interactivos y colaborativos.

Las características de las Reuniones Zoom son:

• Existen reuniones uno-a-uno ilimitadas y sin límite de tiempo, incluso en el plan gratuito
• El plan gratuito admite hasta 100 participantes pero las reuniones tienen un máximo de 40 minutos. En el otro extremo, la mayor suscripción te permite reuniones sin límite de tiempo de hasta 1.000 participantes de video
• Aparte de que puede hacerlo el Organizador, los propios Participantes pueden silenciarse o no y hacer que se vea su video o no, muy interesante para que el ruido de fondo que pueden introducir algunos de ellos no afecte al resto.
• Los participantes pueden compartir pantalla con el resto
• Existen varias opciones disponibles de visualización en la pantalla: vista vídeo, modo parrilla o listado de asistentes
• Los participantes disponen del chat en la reunión y transferencia de ficheros
• Grabación de las reuniones en la nube (solo planes de pago) y en local
• La pizarra es otra de las características interesantes de Zoom, muy útil cuando lo que se está hablando requiere de algún dibujo o esquema ilustrativo que se puede realizar sobre la marcha.
• Todos pueden ver el listado completo de participantes

En cuanto a las aplicaciones, Zoom Meetings son adecuados para reuniones «cara a cara» virtuales, reuniones de ventas con clientes o sesiones de formación.

Webinars

A diferencia de los Zoom Meetings (reuniones) en los Webinars los asistentes no tienen en principio participación activa, solo pueden ver y oir lo que dicen los ponentes. Por tanto, son más recomendables para grandes audiencias ya que evitan el que alguna persona pueda interferir en el desarrollo del seminario. No existen panes gratuitos para los Webinars en Zoom.

Existen 3 perfiles relacionados con el entorno de webinars en Zoom:

• El anfitrión, que debe tener una licencia
• Los panelistas, que no necesitan licencia, ni siquiera tener descargada la aplicación ya que se pueden conectar vía web. Participan como ponentes en el webinar (hasta 100 en el mismo webinar, aunque 49 simultáneos)
• Los asistentes, que tampoco necesitan licencia ni descargarse la aplicación. Salvo que sean «promocionados» a panelistas por el anfitrión, los asistentes son sólo oyentes del seminario.

Al igual que el anfitrión, los panelistas pueden compartir su video, audio y pantalla. Sin embargo, la participación que se permite a los asistentes puede ser a través de los siguientes medios:

• el chat del webinar pero sin transferencia de ficheros
• vía preguntas y respuestas enviadas por el organizador
• si el organizador deshabilita la opción de «silenciado» que tienen por defecto

Otras características de los Webinars de Zoom son:

• En este caso, sólo los panelistas y el organizador pueden ver el listado completo de participantes
• Pizarra
• Grabación de las reuniones en la nube y en local
• El máximo número de asistentes a un webinar es de 50.000, dependiendo del plan contratado, aunque la licencia estandar te permite la conexión de hasta 500 personas.
• Una de las características más interesantes de Zoom es que permite que alguno de los panelistas haga de intérprete de idiomas, que pueden ser seleccionados por la audiencia en función del idioma en el que quieran escuchar el seminario.

En cuanto a las aplicaciones, los Seminarios Web son adecuados para discursos a grandes audiencias como Juntas de Accionistas, lecciones magistrales, etc.

Zoom Rooms

Las Zoom Rooms o Salas de Reuniones en Zoom, son salas de reuniones físicas (reales) con equipamiento hardware (pantallas y cámaras) y software (aplicación Zoom) preconfigurado para mantener Reuniones (Zoom Meetings) de tal manera que los asistentes tan solo tienen que hacer click en un enlace también predefinido para acceder a un entorno de Zoom Meetings preconfigurado.

Entre sus ventajas (adicionales sobre un Zoom Meetings o Webinar estándar) están:

• Cartelería digital
• Hasta 1.000 participantes por video o 10.000 asistentes a un seminario web
• Integración de calendario con Office 365, Google y Exchange
• Grabación y transcripción de reuniones en la nube

Consejos para la utilización de Zoom

A continuación algunos pequeños consejos técnicos a tener en cuenta sobre la herramienta:

• Antes de comprar la licencia de Zoom Metings, interactúa todo lo que necesites con la versión gratuita. Dicha versión contiene casi todas las funcionalidades importantes que vas a necesitar y te permitirá decidir si Zoom es la aplicación que reúne los requisitos que necesitas o no.
• Se pueden crear reuniones periódicas. Tenlo en cuenta si lo necesitas porque te ahorrará tiempo.
• A pesar de ser un tema menor, mucha gente se decanta por Zoom por los fondos de pantalla virtuales que te permite mostrar cuando por alguna razón prefieres no mostrar el fondo real de la sala donde estás. Esta característica puede aportar incluso un poco de humor a tus reuniones.
• También dispone de una herramienta para retocar tu imagen, en caso de que se día no tengas tu mejor cara.
• Para hacer el evento más participativo y ameno, aprovecha el conjunto de herramientas que Zoom ofrece como ayuda a la reunión o webinar:
  • pizarra
  • encuestas
  • hacer pequeñas reuniones entre los asistentes
  • compartir pantalla
  • anotaciones, marcadores (en la pizarra o pantalla)
  • transcripciones
  • chat
  • fondos de pantalla virtuales
  • información no verbal (emoticonos, etc.)

Una vez conocida la parte técnica, también te damos algunas sugerencias prácticas que te evitarán problemas y pérdidas de tiempo en la organización de los eventos :

• Muy importante sobre todo si es la primera vez que lo utilizas, hacer un test de la reunión antes de la reunión real. Esto te permitirá familiarizarte con las ventanas, las distintas opciones que tienes como organizador, dónde está y cómo activarlas o desactivarlas.
• Planifica con antelación la reunión e identifica los roles de las personas que tienen que participar:
  • identifica a alguien que pueda suplirte como co-organizador en caso de que tú tengas problemas técnicos
  • identificar un moderador que pueda responder al chat
  • un coordinador que estér atento al tiempo que queda y pueda tomar notas
• Al comienzo, da unas pequeñas instrucciones para que todo el mundo sepa cómo se va a proceder, cómo pueden participar y qué herramientas tienen a su disposición durante la reunión; por ejemplo si tener el video o micrófono activo o no, el uso del chat, los emoticonos, etc. (en definitiva, las herramientas que hemos comentado en este artículo más arriba)
• Distribuye con antelación el material que se va a presentar para que todos hayan podido prepararse adecuadamente
• Asegúrate de que todos puedan seguirte, incluso aquellos con una pobre conexión a internet o alguna incapacidad
• En cuanto al desarrollo de la reunión o conferencia, mira a la cámara; así el resto de participantes verán como si les miras a los ojos directamente, creando una conexión más personal.

Puedes contratarlo y conseguir más información en la propia web de Zoom.

Para más detalles sobre Video Reuniones (funcionalidades y precios) en este enlace. Si necesitas la lista completa de funciones y precios de los Seminarios Web aquí puedes verlas, junto con los precios de los planes.

La entrada Zoom: Funcionalidades y algunos Consejos se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

A continuación te presentamos las 8 características del trabajo remoto que se pueden considerar también como beneficios del teletrabajo para la empresa y de los que ésta puede sacar partido.

El Personal es más Productivo

Si eres de los que piensa que los empleados que trabajan en casa van a distraerse, perder el tiempo y relajar sus compromisos laborales, casi con toda probabilidad te vas a equivocar.

Muchos estudios demuestran que los empleados que trabajan en casa tienen una productividad individual mayor que en la oficina. Véase por ejemplo este estudio de CaixaBank Research en el que se estima que, en términos empresariales, la productividad se incrementa entre un 20% y un 30%. DIcho cálculo se basa en sumar al incremento en la productividad individual, los ahorros que genera la empresa en concepto de menor rotación del personal, mobiliario y alquiler de oficinas. Éstos, compensan con creces los gastos de equipar a los empleados para teletrabajar.

Bien es cierto que para llegar a estos niveles de productividad, el teletrabajo debe ser voluntario y el empleado debe contar con el ambiente y equipamiento adecuado en su casa. Del mismo modo, para aquellas actividades de mayor creatividad, se deben proporcionar medios para que los empleados puedan compartir sus ideas y fomentar la comunicación entre ellos.

Se evitan desplazamientos

Te será difícil encontrar un empleado que disfrute de su desplazamiento a la oficina. Más bien al contrario, la gente suele llegar enfadada ya desde primera hora de la mañana, o por los atascos o por venir hacinados en el metro o autobús. Y esto evidentemente tiene su repercusión en la productividad.

Además, los desplazamientos son causa común de ausencias del puesto de trabajo, especialmente en aquellos con desplazamientos largos, que son muy propensos a buscarse otro empleo. Permitiéndoles trabajar desde casa disminuimos la rotación y, por tanto, ahorramos los costes de contratación y formación de personal de los que hablabamos en el punto anterior.

Pero no es sólo una cuestión de ahorro de tiempo. La ausencia de desplazamientos es también una cuestión de ahorro energético, sobre todo en términos de gases de efecto invernadero. Es un caso más en el que los beneficios del teletrabajo para el empleado, se traducen también en beneficios para el conjunto de la sociedad

Ausencias no programadas

Cuando a un empleado le surge un imprevisto, lo que sucede normalmente es que ese día no va a la oficina, teniendo que hacerse cargo de sus tareas el resto de compañeros.

Sin embargo, para un empleado que trabaja en casa, lo más seguro es que sea capaz de solucionar ese imprevisto sin dejar de trabajar o, al menos, perdiendo menos tiempo. Muchas veces los empleados pueden seguir trabajando en casa, en momentos o circunstancias en las que no trabajarían en la oficina. En este caso, los beneficios del teletrabajo para el empleado, se traducen también en beneficios para la empresa.

Actitud ante problemas leves de salud

Ante pequeños catarros o resfriados en los que mucha gente se quedaría en casa perdiendo la jornada laboral, la gran mayoría de los teletrabajadores intenta continuar con sus tareas desde casa. Y además, sin el riesgo de contagiar al resto de compañeros de la oficina.

Salarios

Según este estudio de Global Workplace Analytics el 36% de los empleados preferiría trabajar en remoto a un aumento salarial.

Además, muchos trabajadores estarían dispuestos a cobrar menos si pudieran trabajar desde casa.

No hay límites a la contratación

La posibilidad de trabajar desde casa te amplía la posibilidad de seleccionar al mejor talento, independientemente de dónde se encuentre, potencialmente en cualquier parte del mundo. Cuando no pones límites geográficos, aumentan tus posibilidades de encontrar una persona adecuada a tus necesidades.

Mayor fidelidad a la empresa

Cuando facilitamos a los empleados unas condiciones de trabajo más flexibles, de manera que puedan programar sus propios horarios y mejorar su conciliación laboral-familiar, éstos nos lo agradecen siendo más leales a la empresa.

De la misma manera, el teletrabajo favorece el empowerment de los empleados. Lles fuerza a ser más independientes y tomar iniciativas por ellos mismos, mejorando su satisfacción y, por tanto, su lealtad.

Mejora la Gestión de los Equipos

El hecho de que los miembros del equipo no estemos físicamente cerca, obliga a trabajar de una manera más planificada. Tanto por parte de los responsables de los equipos como por parte de los empleados. En ambos casos, se debe hacer un esfuerzo adicional por transmitir los objetivos del equipo, las actividades a desarrollar para cumplirlos y cómo se va a medir la evolución de las mismas.

Ese simple hecho facilita el seguimiento y evaluación de los resultados y, por tanto, el llevar al día la gestión del equipo de trabajo.

En definitiva, todo lo que haga sentir más satisfechos a los empleados, en particular los beneficios del teletrabajo, redundará en un beneficio también para la empresa. Fundamentalmente en términos de productividad y rentabilidad.

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No es tan simple como hacer lo mismo que en la oficina pero en otro lugar.

Tanto si ya teletrabajabas antes, como si no y te has visto obligado a hacerlo debido a la pandemia del COVID-19, puede que esto vaya para más largo de lo que creemos, así que mejor que nos pille preparados. Nadie sabe cuándo vamos a regresar a nuestro estado anterior. Incluso si vamos a volver a trabajar de la misma forma en que lo hacíamos antes.

Por ello, veamos 5 recomendaciones útiles para aprovechar al máximo el tiempo que dedicas a trabajar desde casa.

Establece unos Límites Claros

tanto en tiempo de trabajo como en espacio de trabajo

Cuando trabajamos en casa, la línea que separa el tiempo de trabajo y el tiempo de «no trabajo» suele estar muy difusa. Como tenemos la oficina muy a mano, es difícil vencer la tentación de terminar ese informe que estábamos haciendo o contestar a ese email tan urgente. Y no digo que no haya que atender asuntos urgentes de vez en cuando. Lo que habría que ver es si esa es la norma o la excepción. Y si es la norma, tenemos una muy buena oportunidad para reorganizar el tiempo de trabajo para aprovecharlo en las tareas más importantes o prioritarias. De otro modo, te acabarás quemando.

Así que ponte un horario, igual que si estuvieras en la oficina, e intenta cumplirlo. Piensa que te ahorras el tiempo de desplazamiento así que, de cualquir modo, ya por defecto vas a ser más productivo. Eso sí, ya que en principio hay más flexibilidad en los horarios, intenta aprovechar tus horas más productivas para sacar más trabajo o realizar en esas horas las actividades más complejas o que requieran mayor concentración. La utilización de herramientas como toggl, pueden ayudarte a ver si estás consumiento el tiempo en los asuntos adecuados.

Pero no solo por el tiempo sino también por el espacio. Trabajar desde casa supone compartir espacio de trabajo con espacio dedicado a la familia. Mucha gente no dispone de una habitación dedicada a despacho y tienen que trabajar en un rincón del salón o la cocina. Pero incluso si lo tienes, las distracciones están más cerca que nunca: la radio, la televisión, los niños, la pareja, etc. hasta el repartidor de amazon, que aprovecha que estamos en casa para dejar un paquete que de otro modo hubiéramos atendido en «tiempo de no trabajo».

Así que, deja claro a todo tu entorno, que cuando estás trabajando estás trabajando. No se te puede molestar salvo urgencias (igual que si estuvieras en la oficina). Evita el famoso «… aprovechando que estás aquí …». No permitas interrupciones en ese tiempo/lugar que hayas definido.

Lugar y Equipamiento para trabajar desde casa

Para realmente ser productivo, el trabajar desde casa requiere de un lugar en condiciones, en el que estés cómodo, lo tengas todo a mano y te permita concentrarte en tus tareas y actividades durante períodos prolongados de tiempo. En este artículo te damos más detalles de cómo tiene que ser tu espacio de trabajo en casa para ser productivo.

Asegúrare de que tienes los siguientes elementos:

1. Iluminación. Debes tener una buena iluminación, a ser posible natural.
2. Una buena silla. Puedes consultar nuestra «Guía para la Compra de una Silla para Teletrabajar«, en la que damos todos los detalles que necesitas saber para identificar la silla que necesitas.
3. Una mesa de trabajo adecuada. También tienes a tu disposición nuestra «Guía para comprar una Mesa para Trabajar en Casa» con nuestras recomendaciones.
4. Un lugar tranquilo para teletrabajar, con las mínimas distracciones posibles y, en lo que se pueda, aislado del resto de integrantes de la familia.
5. Un ordenador portátil con capacidad suficiente. En muchos casos la empresa te lo proporcionará (salvo que seas freelance claro) pero, si no es así, como la informática es un mundo (y un mundo complejo) puedes ver los detalles de cómo elegir un portátil en nuestra «Guía para la compra de un ordenador para teletrabajar«.
6. Conexión a internet. Hoy en día todos la tenemos en casa, pero asegúrate de que tiene capacidad suficiente para teletrabajar y que no haya otras personas o aplicaciones que se coman el ancho de banda, especialmente cuando tengas que conectarte a una videoconferencia.

Distracciones al Trabajar desde Casa

Pocos sitios como tu propia casa para que se te ocurran un montón de cosas que hacer en lugar de trabajar. Evita todas las distracciones aplicando lo visto en el resto de puntos de este artículo.

Estás prácticamente solo la mayor parte del día y puede que la cabeza, en algún momento, se te vaya a algún lugar lejos de la actividad. Aprende a identificar dichos momentos y a evaluar cuándo sobrepasan el umbral «normal» en el que te están haciendo perder mucha productividad.

Mantén la Higiene

Establece una rutina para trabajar desde casa.

Quizá no sea necesario hacer al 100% todas las rutinas que hacemos si efectivamente tenemos que salir de casa a trabajar a la oficina: desayunar, afeitarnos, ducharnos, vestirnos, etc. Pero el otro extremo es totalmente perjudicial: desayunar encima del ordenador mientras empezamos a trabajar, sin ducharnos o en pijama.

Probablemente nadie note la diferencia (sólo nosotros mismos), más si no tenemos contacto con nadie en todo el día. Pero son rituales que nos predisponen para el trabajo. Nos ayudan a concentrarnos y a establecer los límites de los que hablábamos en el punto 2 (tiempo de trabajo, versus, tiempo de no trabajo). Una correcta rutina ayuda a llegar a ese estado mental que contribuye a que seamos más productivos.

En todo caso, siempre puede entrar una videoconferencia urgente o no prevista y, obviamente, tenemos que estar preparados para dar una buena imágen.

Al igual que en la oficina normalmente hablamos con gente, tenemos que intentar hacerlo también al trabajar desde casa. Forma parte de nuestra higiene mental y además es vital para mantener el contacto que siempre debemos tener con compañeros o clientes

Pero por higiene nos referimos también a orden y limpieza. Trabajar en una habitación en la que hay un montón de ropa apilada o tiene los juguetes de los niños por el suelo, estresa. Es una fuente de estrés y también de distracción, así que asegúrate de que todo está en orden antes de ponerte a trabajar.

Haz Pequeños Descansos

físico y mental

Es fundamental airearse un poco, estirar las piernas y desentumecer los músculos. Piensa que en la oficina también lo hacemos. Te levantas a ver a alguien, a una reunión, a tomar un café, etc. Sin embargo, cuando teletrabajamos lo hacemos todo desde la silla, por lo que hay que compensar esa inactividad. Si no, a la larga el cuerpo se resiente y puedes acabar con problemas de circulación o cervicales.

Es más, ya que vas a estar más sedentario de lo habitual, deberías hacer algo expresamente para compensarlo. Por ejemplo apuntarte a un gimnasio a última hora del día, o salir a pasear, o salir a correr o, si no puedes, al menos hacer algunos ejercicios en tu propia casa (hoy en día hay videos muy buenos en internet que te ayudan a realizar dichas rutinas).

Incluso otras pequeñas pero efectivas acciones que no cuestan nada. Como por ejemplo si hablas por teléfono (y no es una videollamada) quizá puedas hablar mientras das un pequeño paseo por la casa.

Pero no es sólo un asunto físico. También los descansos vienen bien para airear la mente. A veces levantar la cabeza del ordenador y prepararte un café es suficiente para luego volver con las ideas más claras. Y, si puedes, sal a que te de el aire unos minutos.

Como conclusión, quédate con que trabajar desde casa exige disciplina. Una disciplina férrea que nos asimile a que estamos en la oficina, desde la ubicación, los horarios, las rutinas y hasta la misma forma de vestir.

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