Liderar equipos de trabajo virtuales o equipos de trabajo remotos, pretende ser una guía de teletrabajo para jefes. Dejaremos de lado por ahora los aspectos laborales y legales y nos centraremos en dar algunas pautas de gestión útiles si quieres ser un buen jefe para tus empleados teletrabajadores o para cuando tu equipo está distribuído.
Si el mero hecho de gestionar recursos humanos supone ya un reto, lo es todavía más si éstos están distribuidos en diferentes emplazamientos.
La adopción del teletrabajo es un reto para todos, pero principalmente un reto para los jefes. Supone un cambio importante en la forma de trabajo y por tanto en la cultura de la empresa. Y los jefes deben saber mantener la unidad y el espíritu de equipo, no sólo para mantener la productividad, sino incluso para aumentarla,
Para ello, algunos factores juegan a nuestro favor pero otros en nuestra contra y hay que saber manejarlos.
EL Liderazgo moderno de los Recursos Humanos
La gestión moderna de los recursos humanos se basa en la relación humana, más que en la relación jerárquica de antaño (este artículo describe bastante bien la diferencia entre un jefe y un lider). Se trata de empoderar a los empleados, dándoles la oportunidad de actuar a su manera y fomentando su creatividad. Dentro de este estilo, está también potenciar un ambiente de trabajo colaborativo, en el que la suma de los miembros, dé como resultado mucho más que la simple suma aritmética.
En este entorno, el teletrabajo (con sus innegables ventajas tanto para empleados, como para la empresa) viene a dificultar la tarea de los responsables de los equipos de trabajo, que se convierten ahora en equipos de trabajo virtuales. Sin embargo, de alguna manera el teletrabajo también nos pone en bandeja orientar nuestra gestión hacia el estilo de liderazgo del que hablamos en el párrafo anterior.
¿Por qué?
Vayamos al grano. Porque ya no vamos a poder estar encima de los empleados todo el tiempo. Porque no nos queda otra que confiar en su iniciativa, su capacidad y su profesionalidad. Y porque el teletrabajo es también una ocasión perfecta para implementar herramientas (de seguimiento, de comunicación, etc.) que antes no eran imprescindibles. Ahora, al serlo, facilitan enormemente la gestión de los equipos y por tanto la gestión global de la empresa.
Gestión de Recursos en equipos de trabajo virtuales
Desde la perspectiva descrita en al apartado anterior, vamos a ver cuáles son esas herramientas de gestión que un jefe tiene a su disposición y que debes utilizar para gestionar a tu equipo remoto.
Trabaja la Confianza
El pilar básico de una buena gestión del teletrabajo es la confianza. Si no existe confianza, no sigas leyendo, todo lo demás que hagas será inútil. Si ya es dificil en el trabajo presencial, cuando el trabajo es en remoto la confianza mutua jefe-empleado se vuelve el elemento crítico. Trabaja la confianza lo primero de todo. Intenta empatizar, establecer una relación personal por encima de todo, por ejemplo buscando espacios de distensión, etc.
Preocúpate del Bienestar físico y emocional
Junto con la confianza, el bienestar de las personas es otro de los pilares básicos sobre el que construir una base sólida para que el equipo funcione en remoto. Una persona que no se sienta bien teletrabajando, que no tenga las condiciones idóneas o que tenga un problema personal (más que si ese mismo problema lo tiene trabajando en la oficina) probablemente se quedará atrás y necesitará más apoyo. Date cuenta de que trabajar desde casa difumina la línea que separa los asuntos profesionales de los personales y esto es un factor que puede afectar negativamente.
Es importante que identifiques estas situaciones cuanto antes para acordar con tus empleados cuál es la mejor solución. Por ejemplo ayudando a que tu equipo virtual sepa desconectar en las horas libres o a que establezcan rutinas saludables como dar un paseo, hacer ejercicio, etc. En un caso extremo podría ser mejor suspender el teletrabajo.
Garantiza un adecuado Espacio de Trabajo
Dentro de las condiciones para el bienestar del empleado, juegan un papel muy importante los medios físicos con los que éste cuenta para desempeñar su labor. El jefe también debe asegurarse de que el empleado tiene unas condiciones decentes para poder trabajar desde su casa: espacio de trabajo adecuado, mobiliario, iluminación, auriculares, etc.
En general, la empresa debe poder dar facilidades al empleado para garatizar que éste dispone de los medios adecuados.
Sé Flexible
Un jefe debe aprender a flexibilizar su relación con su equipo. Trabajar en casa probablemente signifique que los miembros de tu equipo elijan una distribución diferente de las horas de trabajo. Déjales. Define unos mínimos (por ejemplo las horas fijadas para las reuniones o las fechas de entrega de los informes) pero, siempre que se respeten dichos mínimos, no debe importarnos cómo distribuyn sus horas para lograrlo. Esto exige compromiso por ambas partes, apoyo en las situaciones de duda y confianza en el otro. Es básico dejar esas mínimas normas claras desde el principio. El resto, que se autoorganicen como mejor crean.
Hay que olvidar los malos hábitos de querer saber qué están haciendo los empleados en cada momento.
Las cuestiones de liderazgo también cambian. Y no es sólo un cambio hacia un «liderazgo virtual». Ya no estamos físicamente para hacernos ver, lo cual puede ser una oportunidad para cambiar nuestro estilo de liderazgo, si no lo habíamos hecho ya antes. Aprovechemos para hacerles ver que tienen la capacidad de organizarse como quieran, lo que no significa que no seguimos estando disponibles para lo que nos necesiten. Dar autonomía al empleado, empoderar y fomentar el autoliderazgo es clave en el trabajo remoto. Marca claramente el objetivo pero da libertad para que elijan cómo llegar a él. Seguro que surgirán iniciativas innovadoras.
Mejora la Coordinación de tu equipo de trabajo virtual
A cambio, nuestra labor como jefes requerirá de una mejor competencia en coordinación que antes, lo cual nos servirá para nuestro crecimiento profesional.
Una derivada de lo anterior pero que saldrá de forma mucho más natural es la delegación de funciones, que necesariamente aumentará para que el jefe no se convierta en cuello de botella.
Esfuérzate por mejorar la Comunicación
Lógicamente deberemos compensar la distancia con un esfuerzo mayor en comunicación. El trabajo en remoto exige que nos comuniquemos mejor (no necesariamente más pero sí mejor). La comunicación debe ser fluída y colaborativa, que permita a cada miembro del equipo conocer claramente cuál es su función, la de sus compañeros y cómo encajan todas las piezas en la consecución del objetivo común.
Es importante tener presente que cuando trabajamos en remoto se tiende más a usar el lenguaje escrito que el oral. Y por ello, perdemos muchos matices que sí percibimos cara a cara. Haz un esfuerzo adicional por ayudar a tus colaboradores a captar dichos matices que, de otro modo, pueden llegar a provocar malentendidos e incluso bloquear la relación.
Aprovechemos también ese esfuerzo en comunicación para mejorar la organización y el seguimiento de las tareas. Y el sentido de pertenencia y cohesión del grupo.
Plantear reuniones informales puede ser una buena medida para conseguirlo. También fomentar las pequeñas charlas informales al comienzo de las reuniones (preguntar por la familia, o por el fin de semana por ejemplo). En este sentido, hacer reuniones por videoconferencia donde nos veamos las caras en lugar de sólo conferencias telefónicas, ayudará sin duda a mejorar la cohesión y entendimiento del grupo.
Tengamos en cuenta que trabajar en remoto puede afectar de manera diferente a cada persona. Habrá quienes encuentren su espacio y mejoren su rendimiento. Sin embargo, también habrá quienes encuentren dificultades. Tratemos de identificarlos y ayudarles a resolverlas.
Los aspectos de comunicación son especialmente importantes cuando parte del equipo es virtual y parte presencial. Inconscientemente se tiende a olvidar a quienes están en remoto, por lo que hay que ser consciente de este punto e intentar que no sea así o compensarlo.
Siempre que sea posible (una o dos veces al año), se debería organizar una reunión en la que todos nos veamos las caras físicamente. La relación entre personas que se conocen o al menos que se han visto presencialmente en alguna ocasión, nada tiene que ver con la relación entre personas que sólo se han tratado a distancia y suaviza mucho las posturas para llegar a entendimientos. Y éste es un gran problema entre los equipos de trabajo virtuales que hay que compensar.
Tecnología para tu equipo de trabajo
Aprovecha la tecnología para facilitar la gestión explicada en apartados anteriores. Obviamente antes de plantearse el teletrabajo, los buenos líderes de equipos de trabajo virtuales deben asegurarse de que sus empleados tengan los medios neceasarios para trabajar.
No vamos a entrar en este artículo en detallar aspectos relativos al espacio de trabajo, mobiliario, etc. O a herramientas que ya utilizábamos en nuestro trabajo presencial. Pero sí enumeraremos los tipos de herramientas tecnológicas que se necesitan por el hecho de teletrabajar.
Fundamentalmente tenemos 3 familias de tecnologías que ayudan a resolver 3 tipos de problemas diferentes:
- facilitar la comunicación: un portátil, una buena conexión a internet, software para establecer videoconferencias, aplicaciones de mensajería instantánea
- generar espacios de creatividad, donde se compartan documentos y se aporten ideas
- hacer el seguimiento de la actividad y medida de resultados, como las herramientas de gestión de proyectos, por ejemplo
Monta Trainings para tus equipos de trabajo virtuales
Trabajar con otras personas a distancia puede no ser fácil para todos. El teletrabajo requiere un período de adaptación que puede ser mayor o menor dependiendo de la persona, como ya hemos dicho antes. En este sentido, una manera de recortar la curva de aprendizaje puede ser la elaboración de un pequeño plan de formación en el que se resuman al empleado los nuevos procedimientios y herramientas que van a facilitar su desempeño a partir de ahora. En él, se pueden incluir por ejemplo, el desarrollo de algunos de los puntos mencionados en esta guía.
Pero no solo nos referimos a la formación en lo que a técnicas de teletrabajo se refiere. La formación en general se ve afectada cuando trabajamos en remoto. Un jefe debe ser consciente de este problema y no dejar que sus empleados remotos se queden atrás.
La empresa debe disponer de formación online y facilitar el que sus empleados la puedan realizar. En realidad, lo óptimo sería incluso asignarles un mentor a quien poder preguntar dudas o puntos no aclarados suficientemente.
El tema de los mentores podría dar para un artículo completo, así que aquí no nos vamos a extender mucho. Pero sí queremos hacer ver que, la idea de asignar un mentor, puede ser muy conveniente también para nuevos empleados o empleados que acaban de cambiar de actividad. Piensa que estando en la oficina muchas veces se «aprende sobre la marcha» (fundamentalmente preguntando a otros compañeros) y que esa herramienta se ve muy limitada cuando trabajas desde casa.
Asegura que todos los procesos están preparados para trabajar virtualmente
En algunos casos, un trabajador puede realizar su función exactamente de la misma manera desde la oficina que desde casa. Pero esto no siempre es así, especialmente en procesos en los que, para completarse, intervienen varias personas o incluso varios equipos de trabajo.
Pensemos por ejemplo en la incorporación de una persona nueva en la organización. Lo normal, después del proceso de selección (que en general sí puede hacerse en remoto aunque con matices) es realizar un proceso de bienvenida. Este proceso suele incluir un training inicial, la entrega del equipamiento, una charla con el jefe, la presentación del resto de compañeros, etc. El responsable del proceso debe poder asegurar que todos los pasos se pueden dar en remoto o, en caso negativo, tener prevista la manera de actuar en donde esto no sea posible.
Lo mismo podríamos decir de procesos como «servicios de mantenimiento», etc. Y en general, todas aquellas actividades que requieran la participación y coordinación de varias personas. Como responsables, tenemos uqe garantizar que todos los pasos se puedan llevar a cabo de forma remota.
¿Ya has pensado, en tu campo de responsabilidad, si tus empleados tienen claro como hacer las cosas desde su propia casa?
Mide los Resultados del equipo
Finalmente, como conclusión de los puntos anteriores, aprovechemos también para medir el desempeño por los resultados conseguidos y no por las horas dedicadas, según la flexibilidad de la que hablábamos en el primer punto de esta lista. Para ello hay que definir y hacer seguimiento de los indicadores adecuados y que todo el equipo sea conocedor de los mismos.
Una herramienta de seguimiento de resultados ya debería formar parte de tu día a día. Pero si no lo estaba, la llegada de los equipos de trabajo virtuales te obligan a que, a partir de ahora, lo esté.
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