Una oficina en casa bien diseñada puede marcar la diferencia entre perder el tiempo o que realmente seas productivo.
Así que considera en serio las siguientes recomendaciones y tómate cierto tiempo para elegir el lugar y los elementos más adecuados
Tanto si eres un profesional independiente (o freelance), como si teletrabajas en casa para tu empresa o símplemente necesitas un lugar donde trabajar en casa puntualmente, montar una pequeña oficina en casa es algo más que buscar un hueco para colocar y enchufar tu portátil.
Como ya hemos comentado en otros artículos de este blog, trabajar desde casa tampoco garantiza estar libre de distracciones (y dependiendo de las circunstancias de cada uno, incluso las puede agravar). Sin embargo, sí está en nuestra mano diseñar un espacio de trabajo en casa que te ayude a concentrarte y aprovechar las horas que pasas frente al ordenador.
Cuando hablamos de diseñar un estudio en casa, hablamos del espacio en sí, pero también de su iluminación, la tecnología que se necesita, los útiles de trabajo, la organización de todo ello e, incluso, de su decoración. Piensa que en conjunto, todo ello debe proporcionarte un ambiente de concentración que evite al máximo las distracciones.
A la Búsqueda de tu Espacio de Trabajo en Casa
Ubicación
Idealmente, deberíamos dedicar una habitación cerrada como despacho para trabajar en casa. Lamentablemente, no todo el mundo dispone en su hogar de una dependencia libre pero, al menos, sí tenemos que encontrar un lugar que podamos usar sólo para trabajar. Como mencionábamos en este artículo, una de las claves de trabajar en casa de forma saludable es poder separar claramente lo que es zona (y tiempo) de trabajo, de zona (y tiempo) de ocio. Además, psicológicamente te pone en modo trabajo y, por tanto, te predispone para la concentración.
En ese sentido, también puede valer un pequeño rincón dedicado en el salón o, incluso, un rincón en tu dormitorio. Pero recuerda, lo importante es que esté aislado de fuentes de ruido, nadie te pueda molestar (o lo menos posible) y lo asocies con que ese es tu lugar exclusivamente de trabajo. Piensa que en el salón seguramente tendrás más espacio, pero también puede estar más concurrido. Por contra, en el dormitorio habrá menos sitio pero normalmente es más tranquilo. Valora todas las opciones.
La iluminación natural que tengas en cada dependencia es un factor suficientemente importante como para inclinar la balanza hacia uno u otro lado.
En caso de que tengas realmente muy poco sitio para encontrar ese espacio de trabajo en casa, quizá puedas ponerlo debajo de una escalera. O recurrir a mesas de escritorio que se pliegan en la pared o despachos enteros que se esconden dentro de un armario.
No olvides tener una conexión a internet cerca o, al menos, una buena calidad de wifi en la ubicación que elijas. Si no, siempre tienes la posibilidad de instalar un repetidor wifi de los que existen en el mercado.
Colocación
Si esta es tu situación, la colocación de alguna pequeña barrera decorativa (una estantería, una pequeña mampara o alguna planta convenientemente puesta) puede ayudarte a delimitar esa zona de trabajo y «aislarla» del resto de la habitación, aunque sólo sea un artificio psicológico para favorecer esa asociación con el hecho de trabajar. Además, puede evitar el contacto visual con elementos domésticos que puedan provocar distracciones.
Siguiendo con dicho argumento, no sólo es importante el lugar elegido sino, dentro de dicho lugar, cómo nos colocamos para favorecer la concentración y evitar las distracciones. No es lo mismo ponernos mirando hacia una pared, que tener a la vista dependencias como la cocina o todo el salón.
Iluminación
Mucha gente olvida este punto a la hora de diseñar su oficina en casa, pero es fundamental tenerlo en cuenta para no caer en una fatiga visual excesiva.
Obviamente lo ideal es que tu espacio de trabajo pueda disponer de luz natural. Intenta, por tanto, situarlo cerca de alguna ventana, terraza, etc. pero evitando reflejos. Y es importante también que la luz te dé de lado o como mucho por detrás, pero nunca por delante pues el contraluz hará que estés permanentemente forzando la vista.
Si no puede ser o para las horas del día en que no haya luz, no quedará más remedio que recurrir a la luz artificial. En ese caso, procura que la luz sea abundante y preferentemente desde arriba, para que se ilumine todo el espacio por igual y no se generen sombras. En este sentido, es recomendable complementar la luz del techo con una luz de escritorio, teniendo así al menos dos fuentes diferentes de luz.
Muchas personas, además, prefieren luz cálida para trabajar en lugar de una luz más blanca, que resulta más fría. Tenlo en cuenta para tomar la decisión aunque, en todo caso, no es un factor crítico y depende más que nada de tus gustos personales.
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Evidentemente nada es tajante. Lo anterior no quiere decir que, puntualmente o para airear la mente, no podamos en un momento dado hacer alguna gestión desde otro lugar de la casa o incluso fuera de ella, desde la cafetería de un hotel, por ejemplo.
Por último, sería ideal si encuentras un lugar en el que, aparte de los consejos anteriores, puedas periódicamente separar la vista del ordenador y mirar hacia algún objeto que esté a más de 6 metros de distancia para descansar la vista.
La Organización es Fundamental
Recordemos la máxima principal en todo este artículo. Normalmente tu casa no es un lugar pensado para trabajar, así que debemos adecuarla para que podamos encontrar un espacio de trabajo donde nos podamos concentrar, al menos como si estuviéramos en la oficina.
Y eso incluye cómo nos organizamos.
Equipamiento para tu Espacio de Trabajo en Casa
Por organización entendemos varias cosas: en primer lugar, tener a mano el equipamiento de trabajo. No deberíamos tener que levantarnos para buscar un utensilio que no estaba en su sitio o se nos ha olvidado. Haz una lista con todo lo necesario y busca un lugar cercano para colocarlo. En general, será bueno disponer de una mesa con cajones y/o estanterías al lado de nuestro puesto de trabajo.
Apartado especial merece la mención a los cables. Seguro que nadie es ajeno a la polémica que puede generar en casa un lío de cables que salte a la vista. Tenlo en cuenta e intenta seguir estos 3 «simples» consejos:
- que se vean lo menos posible, para lo cual puede ser útil alguno de los organizadores de cables que hay en el mercado,
- si son muchos, etiquétalos para saber a qué corresponde cada uno
- piensa que es probable que alguno de ellos (al menos el de alimentación del portátil) necesites llevártelo contigo en algún momento
Organización del Tiempo
Por organización también nos referimos a la organización del tiempo. Cuando estamos en la oficina tenemos cerca a nuestro jefe o a otros compañeros y entre todos, aunque sea tácitamente, nos ayudamos a reconocer en cada momento cuáles son las tareas prioritarias.
Sin embargo, trabajando en solitario somos nosotros mismos quienes tenemos que tener muy claras las tareas a realizar y saber priorizarlas, dedicando a cada una el tiempo que requiera. Herramientas como Toggl, por ejemplo, pueden ayudarnos a llevar una buena gestión de a qué proyectos o tareas estamos dedicando nuestro tiempo. Seguramente que después de utilizarla durante un tiempo, puede que te lleves alguna que otra sorpresa.
Documentación
Otro aspecto importante para disponer de un buen espacio de trabajo en casa es la organización de la documentación, tanto física como digitalmente. Ya sea por clientes, por proyectos, por temáticas o por fechas (o un mix entre todos ellos), es fundamental almacenar la información de forma que la encontremos fácilmente. Así que tómate tu tiempo para decidir qué criterio vas a utilizar de entre todos ellos, porque luego marcará la diferencia entre aprovechar bien el tiempo o pasártelo buscando.
Para los archivos digitales organiza en tu portátil un árbol de directorios bien ordenado según el criterio que te parezca más apropiado.
Para la documentación en papel, busca un armario o una estantería donde colocar bien ordenados y etiquetados los archivos o carpetas. Y si es de uso diario, como decíamos antes, tiene que estar cerca de nuestra ubicación para no tener casi ni que levantarnos.
Decoración de tu Espacio de Trabajo
Pero la ubicación y una buena organización no lo son todo.
Quizá tu despacho no está mirando al mar o rodeado de naturaleza, pero también puedes hacer que tu pequeña oficina en casa tenga vistas agradables. Una decoración adecuada ayuda a crear un ambiente relajado en el que nos apetezca estar y recrear, en parte, esa sensación de tener la naturaleza cerca.
Tener las cosas ordenadas, sin amontonar, junto con algún pequeño elemento decorativo, aparte de que es más agradable a la vista, contribuye a fomentar la tranquilidad en el trabajo.
En ese sentido, los colores de la pared (que no deben ser estridentes), o colocar alguna planta a la vista ayudan a dar colorido al espacio y a sosegar el ambiente. De la misma manera, un objeto decorativo o una fotografía, ayudan a despejar la mesa o la estantería, alejando la sensación de agobio.
Los científicos dicen que colores azules y verdes, que se encuentran más comúnmente en la naturaleza, disminuyen los niveles de estrés, creando un ambiente de trabajo tranquilo. También lo es dar un toque personal a tu despacho y te ayudará a estar más cómodo.
Puedes ver más sobre este tema en un artículo que tenemos específico de decoración de espacios de trabajo en casa.
Herramientas para tu Oficina en Casa
La idea es que tu espacio de trabajo en casa replique en la medida de lo posible al que tienes en la oficina, de manera que te permita hacer las mismas cosas que allí. Para ello, necesitarás las mismas herramientas que tenías en la oficina, acceso a la misma información, comunicación con tus compañeros, clientes, etc.
En un artículo posterior hablaremos en detalle sobre las herramientas necesarias para trabajar en casa, pero no olvides lo básico: una buena mesa, una silla adecuada, un ordenador portátil, una pantalla y un teclado. Además, son casi imprescindibles para mantener la comunicación con tus compañeros de equipo herramientas como slack , para las reuniones aplicaciones para hacer videoconferencias como zoom o unos buenos auriculares.
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