En el artículo que estás a punto de empezar, vamos a hablar de Slack, una herramienta de chat. Pero no una herramienta más de chat. De las múltiples aplicaciones de mensajería que existen, Slack es quizá la que mejor ha conseguido posicionarse en el mercado profesional. Porque fué pensada desde el principio para dar respuesta a las necesidades de comunicación en el entorno laboral y la han ido mejorando poco a poco con funcionalidades muy útiles.
Si la empiezas a usar, puede que reduzcas el uso de otras aplicaciones, especialmente del correo electrónico y del whatsapp. Ya me lo confirmarás, te espero en los comentarios.
¿Qué es Slack?
Slack es una herramienta de mensajería online que facilita enórmemente la comunicación en el ámbito profesional. Para que nos entendamos: es el whatsapp de la oficina. Tan fiable como éste último, pero con características que le hacen imbatible en el ámbito laboral.
Slack mantiene conectados equipos que trabajan juntos, favoreciendo la colaboración entre ellos, ya sean internos de la empresa (de un departamento en concreto o no), socios estratégicos o clientes. También se puede establecer para uso temporal por proyectos o para equipos más estables en el tiempo. Todo cabe en slack.
Como tal herramienta que permite la comunicación entre miembros de un equipo, es ideal para mantener en contacto equipos virtuales que trabajan en remoto y, por tanto, slack viene como anillo al dedo para el teletrabajo. Es, de hecho, un «imprescindible» de los teletrabajadores.
Ya sea en la versión web, la de escritorio o en la aplicación de móvil, Slack te permite tener centralizada, muy bien organizada y siempre disponible toda la información que los miembros hayan compartido. De manera fácil y eficiente, para no peder tiempo.
Pero entremos en detalles.
Organización de la información en Slack
Los grupos en slack se denominan «Espacios de Trabajo«, son como entornos de trabajo integrados por personas con intereses comunes. Cada usuario puede formar parte de cuantos Espacios de Trabajo necesite, aunque para ello necesita ser autorizado o invitado a entrar en ellos. Los Espacios de Trabajo se dan de alta para reunir a equipos con unos mismos objetivos. Por ejemplo podemos tener un Espacio de Trabajo púramente divulgativo, para usuarios interesados en intercambiar información sobre una temática concreta. Pero también un grupo lo puede constituir el departamento de ventas de una empresa, un equipo muy concreto del área de marketing que se orienta al lanzamiento de nuevos servicios o un equipo operativo que se dedica al mantenimiento de instalaciones en edificios.
Yo por ejemplo puedo formar parte, junto con mis compañeros y mi jefe, del Espacio de Trabajo del equipo comercial de mi empresa (para intercambio de información sobre la evolución de las oportunidades de venta del departamento) y también, junto con el departamento de operaciones de la empresa e incluso con el cliente, del Espacio de Trabajo de un proyecto que he vendido y se está implantando en este momento (por ejemplo para estar al día de las implicaciones comerciales que puedan tener las incidencias en dicha implantación).
Dentro de cada Espacio de Trabajo, se establecen lo que se llaman «Canales«. Un Canal es una temática muy concreta compartida dentro del Espacio de Trabajo. Siguiendo con el ejemplo del Espacio de Trabajo del equipo comercial, podríamos tener un canal dedicado a cada cliente, o un canal dedicado al seguimiento de los objetivos comerciales, o un canal divulgativo con detalles técnicos por cada línea de productos o servicios que tenemos en cartera.
Una característica muy interesante del slack es que no todos los miembros del Espacio de Trabajo tienen por qué estar suscritos a todos los Canales. Tan sólo a los que te interesen. De esta manera, cada miembro del equipo está implicado sólo en las temáticas que le incumben directamente, evitando verse inundado en el chat de mensajes que no le interesan.
Así, tenemos muy bien clasificada por temáticas toda la información relevante para un equipo de trabajo.
¿Para qué sirve Slack?
Ya intuyes para qué puedes utilizar slack, pero vamos a resumir los principales usos que podemos darle los teletrabajadores que colaboramos con equipos remotos:
- Los mensajes están centralizados y muy bien organizados por grupos y, dentro de éstos, por canales, favoreciendo la productividad
- Slack también actúa como repositorio de documentos, que están organizados de la misma manera que los mensajes para una identificación rápida
- Slack se integra con otras aplicaciones del entorno profesional, lo que multiplica todavía más su potencia; entr eotras tenemos: office 365, drive, dropbox, zoom, cisco webex, one drive, zapier, salesforce, 1Password, google calendar y muchas más. Accede aquí para ver el listado completo.
¿Características de Slack?
La utilización de la herramienta es muy intuitiva: a la izquierda tienes la columna con las opciones disponibles y en la parte central de la pantalla las conversaciones y archivos de la opción o canal seleccionado.
Las características que hacen que slack sea singular están en los detalles de cómo se trabaja con los canales, los mensajes, los documentos y las búsquedas. Veamos lo más relevante de cada una de ellas.
Canales
Los Canales de slack pueden ser públicos (visibles para todos los miembros del Espacio de Trabajo) o privados, sólo visibles si has sido invitado.
Cuando te unes al Espacio de Trabajo sólo te unes a los Canales por defecto. Al resto deberás hacerlo expresamente. Pero sólo si estás directamente implicado en la temática. A diferencia de los grupos de whatsapp, no tienes por qué leer todos los mensajes del chat sino sólo aquellos que te interesan.
Todos los miembros del canal ven la misma información, por lo que nadie se queda desactualizado; a diferencia del email donde tienes que poner expresamente en copia a quien desees que lo lea
Mensajes
Están pensados todos los detalles para que te sean cómodas algunas funciones que se realizan de forma habitual al escribir un mensaje, como por ejemplo:
- nombrar a miembros del grupo símplemente poniendo el símbolo @ delante de su nombre de usuario; de este modo a dicha persona le saltará una notificación para ver dónde ha sido nombrado sin perder tiempo buscando en todos los mensajes; es también una manera rápida de contactar con alguien en concreto y captar rápidamente su atención
- añadir emoticonos en el texto de los mensajes
- adjuntar archivos de forma fácil
Además, tanto los mensajes como los documentos se sincronizan al instante, así que puedes cambiar de dispositivo sin temor a perder información
Repositorio
Slack te permite hacer girar la conversación en torno a los documentos que estés comentando. Es lo que llamamos «traer tus archivos a la conversación». Al compartir los documentos en el canal, les añades mucha más información y contexto de lo que tienen aislados en tu ordenador.
Además, puedes compartirlos desde tu propio PC pero también desde las herramientas externas que tengas integradas en slack (Dropbox, etc.).
Búsquedas
La barra de búsquedas está diseñada para que sea muy eficaz y encuentres con rapidez lo que necesitas. En el apartado de Consejos, dentro de este mismo artículo, tienes algunas recomendaciones que hacen las búsquedas más fáciles.
¿Slack es gratuito?
Slack tiene una versión gratuita que incluye, con ciertas limitaciones, las funcionalidades básicas que hemos comentado en este artículo y es perfectamente válido para empezar, incluso para llevar una buena gestión de tus comunicaciones no necesitas más. En dicha versión tienes disponible lo siguiente:
- posibilidad de consultar hasta un máximo de 10.000 mensajes
- integración de 10 aplicaciones
- videollamadas individuales
- autenticación de dos factores
Si quieres sacar todo el partido, necesitarás contratar alguno de los planes de pago, que empiezan a partir de 6,25€/mes por persona.
En el siguiente enlace puedes acceder a las funcionalidades y precios de los distintos planes.
Consejos para la utilización de Slack
Algunos consejos para aprovechar al máximo todas las capacidades de slack son:
- Consejos sobre canales:
- Si quieres centrarte en un proyecto e ignorar otros que te están saturando, puedes pulsar con el botón derecho del ratón sobre un canal para silenciarlo (mute). E incluso pausar todos los canales durante un tiempo determinado, eligiendo dicha opción en el menú que se despliega bajo la imagen de tu usuario, arriba a la derecha de la pantalla.
- Acerca de los mensajes:
- Si quieres que un mensaje esté siempre a mano para lectura de los integrantes de un canal, símplemente añádelo al menú de información de detalles del canal y quedará «anclado».
- Puedes editar mensajes que ya has enviado
- Ver sólo los mensajes no leídos, seleccionando del menú la opción «#All unreads»
- Relacionado con las búsquedas:
- Si crees que las búsquedas normales van a producirte un número inmanejable de resultados, puedes hacer la búsqueda en un sólo canal símplemente poniendo después de la palabra a buscar in:#nombre_canal. Por ejemplo para buscar la palabra «proyectos» dentro únicamente del canal #general, habría que escribir: «proyectos in:#general» en la barra de búsquedas.
- De la misma manera, puedes buscar una palabra en un mensaje directo que hayas enviado a otra persona escribiendo por ejemplo «proyectos in:@nombre_persona».
- Se puede buscar una palabra dentro de los mensajes enviados por una persona con el comando de búsqueda: «proyectos from:@nombre_persona».
- Búsquedas antes o después de una fecha determinada «proyectos before:agosto», «proyectos after:2019», «proyectos before:ayer», «proyectos after:hoy», etc. O durante un período determinado: «proyectos durante:agosto», «proyectos durante:ayer», etc.
- En relación a las aplicaciones:
- Se puede acceder desde slack a aplicaciones externas que tengan integración entre ambas e incluso añadir, en la columna de menús, accesos directos a las aplicaciones más utilizadas
- Sobre automatizaciones:
- Puedes configurar la automatización de flujos de trabajo (para usuarios avanzados de planes de pago)
- Puedes también programar recordatorios poniendo en un Canal instrucciones con el siguiente formato: . <Por ejemplo, /remind me «to phone Peter» in 1 minute>
Slack multiplica la productividad de equipos que trabajan en remoto, mediante la optimización de la comunicación entre sus miembros
Conclusiones
Resumiríamos diciendo que en lo que slack destaca es en mejorar la eficiencia en la comunicación con tu equipo de trabajo: tanto por la organización de la información en temáticas, como por tenerla centralizada en un mismo sitio, como por la facilidad de uso, especialmente en las búsquedas cuando hay mucha información. En definitiva, mejorando la productividad en los equipos de trabajo remotos.
En este artículo hemos hecho una breve introducción de lo que es slack. Nuestro objetivo ha sido mostrarte solo algunas de las características que hacen vislumbrar la potencia de esta aplicación para mantener en contacto permanente a equipos que tienen objetivos comunes y trabajan en remoto. Si es tu caso, esta es una de las aplicaciones imprescindibles que debes tener como teletrabajador.
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