¿Qué es Slack?

Slack es una herramienta de mensajería online que facilita enórmemente la comunicación en el ámbito profesional. Para que nos entendamos: es el whatsapp de la oficina. Tan fiable como éste último, pero con características que le hacen imbatible en el ámbito laboral.

Slack mantiene conectados equipos que trabajan juntos, favoreciendo la colaboración entre ellos, ya sean internos de la empresa (de un departamento en concreto o no), socios estratégicos o clientes. También se puede establecer para uso temporal por proyectos o para equipos más estables en el tiempo. Todo cabe en slack.

Como tal herramienta que permite la comunicación entre miembros de un equipo, es ideal para mantener en contacto equipos virtuales que trabajan en remoto y, por tanto, slack viene como anillo al dedo para el teletrabajo. Es, de hecho, un «imprescindible» de los teletrabajadores.

Ya sea en la versión web, la de escritorio o en la aplicación de móvil, Slack te permite tener centralizada, muy bien organizada y siempre disponible toda la información que los miembros hayan compartido. De manera fácil y eficiente, para no peder tiempo.

Pero entremos en detalles.

Organización de la información en Slack

Los grupos en slack se denominan «Espacios de Trabajo«, son como entornos de trabajo integrados por personas con intereses comunes. Cada usuario puede formar parte de cuantos Espacios de Trabajo necesite, aunque para ello necesita ser autorizado o invitado a entrar en ellos. Los Espacios de Trabajo se dan de alta para reunir a equipos con unos mismos objetivos. Por ejemplo podemos tener un Espacio de Trabajo púramente divulgativo, para usuarios interesados en intercambiar información sobre una temática concreta. Pero también un grupo lo puede constituir el departamento de ventas de una empresa, un equipo muy concreto del área de marketing que se orienta al lanzamiento de nuevos servicios o un equipo operativo que se dedica al mantenimiento de instalaciones en edificios.

Yo por ejemplo puedo formar parte, junto con mis compañeros y mi jefe, del Espacio de Trabajo del equipo comercial de mi empresa (para intercambio de información sobre la evolución de las oportunidades de venta del departamento) y también, junto con el departamento de operaciones de la empresa e incluso con el cliente, del Espacio de Trabajo de un proyecto que he vendido y se está implantando en este momento (por ejemplo para estar al día de las implicaciones comerciales que puedan tener las incidencias en dicha implantación).

Dentro de cada Espacio de Trabajo, se establecen lo que se llaman «Canales«. Un Canal es una temática muy concreta compartida dentro del Espacio de Trabajo. Siguiendo con el ejemplo del Espacio de Trabajo del equipo comercial, podríamos tener un canal dedicado a cada cliente, o un canal dedicado al seguimiento de los objetivos comerciales, o un canal divulgativo con detalles técnicos por cada línea de productos o servicios que tenemos en cartera.

Una característica muy interesante del slack es que no todos los miembros del Espacio de Trabajo tienen por qué estar suscritos a todos los Canales. Tan sólo a los que te interesen. De esta manera, cada miembro del equipo está implicado sólo en las temáticas que le incumben directamente, evitando verse inundado en el chat de mensajes que no le interesan.

Así, tenemos muy bien clasificada por temáticas toda la información relevante para un equipo de trabajo.

 ¿Para qué sirve Slack?

Ya intuyes para qué puedes utilizar slack, pero vamos a resumir los principales usos que podemos darle los teletrabajadores que colaboramos con equipos remotos:

• Los mensajes están centralizados y muy bien organizados por grupos y, dentro de éstos, por canales, favoreciendo la productividad
• Slack también actúa como repositorio de documentos, que están organizados de la misma manera que los mensajes para una identificación rápida
• Slack se integra con otras aplicaciones del entorno profesional, lo que multiplica todavía más su potencia; entr eotras tenemos: office 365, drive, dropbox, zoom, cisco webex, one drive, zapier, salesforce, 1Password, google calendar y muchas más. Accede aquí para ver el listado completo.

¿Características de Slack?

La utilización de la herramienta es muy intuitiva: a la izquierda tienes la columna con las opciones disponibles y en la parte central de la pantalla las conversaciones y archivos de la opción o canal seleccionado.

Las características que hacen que slack sea singular están en los detalles de cómo se trabaja con los canales, los mensajes, los documentos y las búsquedas. Veamos lo más relevante de cada una de ellas.

Canales

Los Canales de slack pueden ser públicos (visibles para todos los miembros del Espacio de Trabajo) o privados, sólo visibles si has sido invitado.

Cuando te unes al Espacio de Trabajo sólo te unes a los Canales por defecto. Al resto deberás hacerlo expresamente. Pero sólo si estás directamente implicado en la temática. A diferencia de los grupos de whatsapp, no tienes por qué leer todos los mensajes del chat sino sólo aquellos que te interesan.

Todos los miembros del canal ven la misma información, por lo que nadie se queda desactualizado; a diferencia del email donde tienes que poner expresamente en copia a quien desees que lo lea

Mensajes

Están pensados todos los detalles para que te sean cómodas algunas funciones que se realizan de forma habitual al escribir un mensaje, como por ejemplo:

• nombrar a miembros del grupo símplemente poniendo el símbolo @ delante de su nombre de usuario; de este modo a dicha persona le saltará una notificación para ver dónde ha sido nombrado sin perder tiempo buscando en todos los mensajes; es también una manera rápida de contactar con alguien en concreto y captar rápidamente su atención
• añadir emoticonos en el texto de los mensajes
• adjuntar archivos de forma fácil

Además, tanto los mensajes como los documentos se sincronizan al instante, así que puedes cambiar de dispositivo sin temor a perder información

Repositorio

Slack te permite hacer girar la conversación en torno a los documentos que estés comentando. Es lo que llamamos «traer tus archivos a la conversación». Al compartir los documentos en el canal, les añades mucha más información y contexto de lo que tienen aislados en tu ordenador.

Además, puedes compartirlos desde tu propio PC pero también desde las herramientas externas que tengas integradas en slack (Dropbox, etc.).

Búsquedas

La barra de búsquedas está diseñada para que sea muy eficaz y encuentres con rapidez lo que necesitas. En el apartado de Consejos, dentro de este mismo artículo, tienes algunas recomendaciones que hacen las búsquedas más fáciles.

¿Slack es gratuito?

Slack tiene una versión gratuita que incluye, con ciertas limitaciones, las funcionalidades básicas que hemos comentado en este artículo y es perfectamente válido para empezar, incluso para llevar una buena gestión de tus comunicaciones no necesitas más. En dicha versión tienes disponible lo siguiente:

• posibilidad de consultar hasta un máximo de 10.000 mensajes
• integración de 10 aplicaciones
• videollamadas individuales
• autenticación de dos factores

Si quieres sacar todo el partido, necesitarás contratar alguno de los planes de pago, que empiezan a partir de 6,25€/mes por persona.

En el siguiente enlace puedes acceder a las funcionalidades y precios de los distintos planes.

Consejos para la utilización de Slack

Algunos consejos para aprovechar al máximo todas las capacidades de slack son:

• Consejos sobre canales:
  • Si quieres centrarte en un proyecto e ignorar otros que te están saturando, puedes pulsar con el botón derecho del ratón sobre un canal para silenciarlo (mute). E incluso pausar todos los canales durante un tiempo determinado, eligiendo dicha opción en el menú que se despliega bajo la imagen de tu usuario, arriba a la derecha de la pantalla.
• Acerca de los mensajes:
  • Si quieres que un mensaje esté siempre a mano para lectura de los integrantes de un canal, símplemente añádelo al menú de información de detalles del canal y quedará «anclado».
  • Puedes editar mensajes que ya has enviado
  • Ver sólo los mensajes no leídos, seleccionando del menú la opción «#All unreads»
• Relacionado con las búsquedas:
  • Si crees que las búsquedas normales van a producirte un número inmanejable de resultados, puedes hacer la búsqueda en un sólo canal símplemente poniendo después de la palabra a buscar in:#nombre_canal. Por ejemplo para buscar la palabra «proyectos» dentro únicamente del canal #general, habría que escribir: «proyectos in:#general» en la barra de búsquedas.
  • De la misma manera, puedes buscar una palabra en un mensaje directo que hayas enviado a otra persona escribiendo por ejemplo «proyectos in:@nombre_persona».
  • Se puede buscar una palabra dentro de los mensajes enviados por una persona con el comando de búsqueda: «proyectos from:@nombre_persona».
  • Búsquedas antes o después de una fecha determinada «proyectos before:agosto», «proyectos after:2019», «proyectos before:ayer», «proyectos after:hoy», etc. O durante un período determinado: «proyectos durante:agosto», «proyectos durante:ayer», etc.
• En relación a las aplicaciones:
  • Se puede acceder desde slack a aplicaciones externas que tengan integración entre ambas e incluso añadir, en la columna de menús, accesos directos a las aplicaciones más utilizadas
• Sobre automatizaciones:
  • Puedes configurar la automatización de flujos de trabajo (para usuarios avanzados de planes de pago)
  • Puedes también programar recordatorios poniendo en un Canal instrucciones con el siguiente formato: /remind [@someone or #channel] "[what]" [when]. <Por ejemplo, /remind me «to phone Peter» in 1 minute>

Slack multiplica la productividad de equipos que trabajan en remoto, mediante la optimización de la comunicación entre sus miembros

Conclusiones

Resumiríamos diciendo que en lo que slack destaca es en mejorar la eficiencia en la comunicación con tu equipo de trabajo: tanto por la organización de la información en temáticas, como por tenerla centralizada en un mismo sitio, como por la facilidad de uso, especialmente en las búsquedas cuando hay mucha información. En definitiva, mejorando la productividad en los equipos de trabajo remotos.

En este artículo hemos hecho una breve introducción de lo que es slack. Nuestro objetivo ha sido mostrarte solo algunas de las características que hacen vislumbrar la potencia de esta aplicación para mantener en contacto permanente a equipos que tienen objetivos comunes y trabajan en remoto. Si es tu caso, esta es una de las aplicaciones imprescindibles que debes tener como teletrabajador.

La entrada Slack, cambiando las reglas de los chats para empresas se publicó primero en Consejos para teletrabajar.

La herramienta de moda para hacer videoconferencias en grupo

Si eres nuevo en esto del teletrabajo puede que todavía no hayas utilizado Zoom. Aunque casi estoy seguro al 100% que has oído hablar ella, una de las herramientas de moda para realizar videoconferencias en grupo cuando trabajas en casa o desplazado en cualquier otro lugar.

Si ya llevas más tiempo, no me cabe duda de que la habrás utilizado. Posiblemente alguien te ha enviado un enlace para incorporarte a una videoconferencia, enlace que has pinchado, descargado la aplicación, etc.

La verdad es que no es complicado. Para el usuario normal Zoom pone las cosas fáciles: descargar, pinchar el link y ya está.

Pero ¿y si eres tú el que tiene que organizar la reunión? ¿Sabrías cómo dar de alta una cuenta? ¿Y cómo enviar esos enlaces que ahora te llegan sin saber muy bien quién y cómo los envía? ¿Qué servicio tengo que contratar?

En este artículo tratamos de aclarar los conceptos básicos. Vamos a ello.

¿Qué es Zoom?

Antes de entrar en los detalles, conviene tener claro qué es y qué no es Zoom. Zoom es una aplicación de videoconferencia que reside en la nube, que funciona en todos los dispositivos, tanto de sobremesa y portátiles como móviles (tablets y smartphones). Zoom permite la comunicación entre miembros de un equipo de trabajo o entre un ponente y una audiencia. En definitiva, Zoom ofrece los siguientes servicios:

• Video reuniones (Zoom Meetings)
• Llamadas de voz
• Seminarios Web o Webinars, con video
• Zoom Rooms

Para ello, todos los participantes deben tener descargada la aplicación en sus terminales.

Cuando oímos el término Zoom Meeting se refiere a la videoconferencia en sí misma, a las reuniones, mientras que cuando oñimos el término Zoom Room, se refiere a la configuración hardware necesaria para organizar y lanzar dichas videoconferencias. Zoom Rooms requiere de una suscripción adicional a la suscripción básica.

En general, los usuarios dicen que es una herramienta intuitiva y fácil de usar, tanto para programar las reuniones como para distribuir los enlaces de acceso a las mismas. Tan solo tienes que descargártela en el dispositivo en el que la quieras usar.

Por sus características, se ha convertido en la herramienta de videoconferencia de referencia para pequeños, medianos y grandes equipos de trabajo que necesitan mantenerse en contacto.

Por supuesto existe la versión de Zoom en español.

¿Necesito crearme una cuenta en Zoom para conectarme?

Sólo los usuarios con licencia (gratuita o no, dependiendo del plan que hayas escogido) tienen que tener cuenta en Zoom. Si símplemente eres un participante que ha recibido un link para conectarte a una reunión, no necesitas tener una cuenta.

Sin embargo, para organizar reuniones debes ser un usuario con licencia. Es este caso sí necesitas registrar una cuenta en Zoom, como mencionamos en el párrafo anterior.

Una licencia te da derecho a organizar reuniones ilimitadas pero no coincidentes. SI necesitas convocar reuniones que coincidan en el tiempo entonces necesitas tantas licencias como reuniones coincidentes tengas.

Características interesantes

Veamos cuáles son las características de los 3 servicios más importantes que oferta Zoom: las Reuniones, los Webinars y las «Zoom Rooms».

Reuniones (Zoom Meetings)

Las Reuniones de Zoom (o Zoom Meetings en inglés) son la traslación al entorno virtual de las reuniones que mantenemos normalmente cara a cara. En ese sentido, todos los participantes tienen en principio la posibilidad de ver y oir todo lo que digan el resto de integrantes de la reunión, así como de ser visto y oído también por el resto de participantes de la reunión.

En las reuniones todo el mundo puede participar, incluso compartiendo pantalla, si así lo desea y es autorizado por el anfitrión. Las «Reuniones» están diseñadas para ser entornos interactivos y colaborativos.

Las características de las Reuniones Zoom son:

• Existen reuniones uno-a-uno ilimitadas y sin límite de tiempo, incluso en el plan gratuito
• El plan gratuito admite hasta 100 participantes pero las reuniones tienen un máximo de 40 minutos. En el otro extremo, la mayor suscripción te permite reuniones sin límite de tiempo de hasta 1.000 participantes de video
• Aparte de que puede hacerlo el Organizador, los propios Participantes pueden silenciarse o no y hacer que se vea su video o no, muy interesante para que el ruido de fondo que pueden introducir algunos de ellos no afecte al resto.
• Los participantes pueden compartir pantalla con el resto
• Existen varias opciones disponibles de visualización en la pantalla: vista vídeo, modo parrilla o listado de asistentes
• Los participantes disponen del chat en la reunión y transferencia de ficheros
• Grabación de las reuniones en la nube (solo planes de pago) y en local
• La pizarra es otra de las características interesantes de Zoom, muy útil cuando lo que se está hablando requiere de algún dibujo o esquema ilustrativo que se puede realizar sobre la marcha.
• Todos pueden ver el listado completo de participantes

En cuanto a las aplicaciones, Zoom Meetings son adecuados para reuniones «cara a cara» virtuales, reuniones de ventas con clientes o sesiones de formación.

Webinars

A diferencia de los Zoom Meetings (reuniones) en los Webinars los asistentes no tienen en principio participación activa, solo pueden ver y oir lo que dicen los ponentes. Por tanto, son más recomendables para grandes audiencias ya que evitan el que alguna persona pueda interferir en el desarrollo del seminario. No existen panes gratuitos para los Webinars en Zoom.

Existen 3 perfiles relacionados con el entorno de webinars en Zoom:

• El anfitrión, que debe tener una licencia
• Los panelistas, que no necesitan licencia, ni siquiera tener descargada la aplicación ya que se pueden conectar vía web. Participan como ponentes en el webinar (hasta 100 en el mismo webinar, aunque 49 simultáneos)
• Los asistentes, que tampoco necesitan licencia ni descargarse la aplicación. Salvo que sean «promocionados» a panelistas por el anfitrión, los asistentes son sólo oyentes del seminario.

Al igual que el anfitrión, los panelistas pueden compartir su video, audio y pantalla. Sin embargo, la participación que se permite a los asistentes puede ser a través de los siguientes medios:

• el chat del webinar pero sin transferencia de ficheros
• vía preguntas y respuestas enviadas por el organizador
• si el organizador deshabilita la opción de «silenciado» que tienen por defecto

Otras características de los Webinars de Zoom son:

• En este caso, sólo los panelistas y el organizador pueden ver el listado completo de participantes
• Pizarra
• Grabación de las reuniones en la nube y en local
• El máximo número de asistentes a un webinar es de 50.000, dependiendo del plan contratado, aunque la licencia estandar te permite la conexión de hasta 500 personas.
• Una de las características más interesantes de Zoom es que permite que alguno de los panelistas haga de intérprete de idiomas, que pueden ser seleccionados por la audiencia en función del idioma en el que quieran escuchar el seminario.

En cuanto a las aplicaciones, los Seminarios Web son adecuados para discursos a grandes audiencias como Juntas de Accionistas, lecciones magistrales, etc.

Zoom Rooms

Las Zoom Rooms o Salas de Reuniones en Zoom, son salas de reuniones físicas (reales) con equipamiento hardware (pantallas y cámaras) y software (aplicación Zoom) preconfigurado para mantener Reuniones (Zoom Meetings) de tal manera que los asistentes tan solo tienen que hacer click en un enlace también predefinido para acceder a un entorno de Zoom Meetings preconfigurado.

Entre sus ventajas (adicionales sobre un Zoom Meetings o Webinar estándar) están:

• Cartelería digital
• Hasta 1.000 participantes por video o 10.000 asistentes a un seminario web
• Integración de calendario con Office 365, Google y Exchange
• Grabación y transcripción de reuniones en la nube

Consejos para la utilización de Zoom

A continuación algunos pequeños consejos técnicos a tener en cuenta sobre la herramienta:

• Antes de comprar la licencia de Zoom Metings, interactúa todo lo que necesites con la versión gratuita. Dicha versión contiene casi todas las funcionalidades importantes que vas a necesitar y te permitirá decidir si Zoom es la aplicación que reúne los requisitos que necesitas o no.
• Se pueden crear reuniones periódicas. Tenlo en cuenta si lo necesitas porque te ahorrará tiempo.
• A pesar de ser un tema menor, mucha gente se decanta por Zoom por los fondos de pantalla virtuales que te permite mostrar cuando por alguna razón prefieres no mostrar el fondo real de la sala donde estás. Esta característica puede aportar incluso un poco de humor a tus reuniones.
• También dispone de una herramienta para retocar tu imagen, en caso de que se día no tengas tu mejor cara.
• Para hacer el evento más participativo y ameno, aprovecha el conjunto de herramientas que Zoom ofrece como ayuda a la reunión o webinar:
  • pizarra
  • encuestas
  • hacer pequeñas reuniones entre los asistentes
  • compartir pantalla
  • anotaciones, marcadores (en la pizarra o pantalla)
  • transcripciones
  • chat
  • fondos de pantalla virtuales
  • información no verbal (emoticonos, etc.)

Una vez conocida la parte técnica, también te damos algunas sugerencias prácticas que te evitarán problemas y pérdidas de tiempo en la organización de los eventos :

• Muy importante sobre todo si es la primera vez que lo utilizas, hacer un test de la reunión antes de la reunión real. Esto te permitirá familiarizarte con las ventanas, las distintas opciones que tienes como organizador, dónde está y cómo activarlas o desactivarlas.
• Planifica con antelación la reunión e identifica los roles de las personas que tienen que participar:
  • identifica a alguien que pueda suplirte como co-organizador en caso de que tú tengas problemas técnicos
  • identificar un moderador que pueda responder al chat
  • un coordinador que estér atento al tiempo que queda y pueda tomar notas
• Al comienzo, da unas pequeñas instrucciones para que todo el mundo sepa cómo se va a proceder, cómo pueden participar y qué herramientas tienen a su disposición durante la reunión; por ejemplo si tener el video o micrófono activo o no, el uso del chat, los emoticonos, etc. (en definitiva, las herramientas que hemos comentado en este artículo más arriba)
• Distribuye con antelación el material que se va a presentar para que todos hayan podido prepararse adecuadamente
• Asegúrate de que todos puedan seguirte, incluso aquellos con una pobre conexión a internet o alguna incapacidad
• En cuanto al desarrollo de la reunión o conferencia, mira a la cámara; así el resto de participantes verán como si les miras a los ojos directamente, creando una conexión más personal.

Puedes contratarlo y conseguir más información en la propia web de Zoom.

Para más detalles sobre Video Reuniones (funcionalidades y precios) en este enlace. Si necesitas la lista completa de funciones y precios de los Seminarios Web aquí puedes verlas, junto con los precios de los planes.

La entrada Zoom: Funcionalidades y algunos Consejos se publicó primero en Consejos para teletrabajar.